Правовая Защита - Алименты - Журнал регистрации исходящих документов. Образец, бланк 2022

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
Адресат.
Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
Кем подписана исходящая бумага.
Исполнитель.
Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Для чего необходимы журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации исходящей корреспонденции? На первый взгляд неопытному специалисту может показаться, что эти документы — формальность и бюрократический пережиток. Но на практике быстро подтверждается, что скрупулёзная фиксация всех входящих и исходящих писем очень полезна организации. Рассказываем, для чего необходимы журналы регистрации корреспонденции и как их правильно вести.

Для чего нужен журнал регистрации писем в организации

Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации. Но не все хорошо понимают его важность для документооборота. Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима.

Регистрация входящих и исходящих писем:

служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;
помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;
запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
помогает в судебных разбирательствах.

Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам. Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах. В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге.

Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.

Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Образец Журнала регистрации входящей корреспонденции

Входящая корреспонденция — это письма, заявки, обращения, жалобы и прочие документы, которые поступают в организацию от клиентов, деловых партнёров и государственных учреждений. Все они регистрируются в порядке поступления в день поступления: если письмо пришло 21 марта, необходимо зарегистрировать его именно с этой датой. Точно также каждому обращению в порядке очередности присваивается индивидуальный номер.

Обработка входящей корреспонденции входит в обязанности секретаря. Этот сотрудник вносит данные о поступивших документах, сортирует их и доводит до адресатов — руководителя, его заместителей или начальников отделов. Секретарь же отслеживает своевременность ответов на письма (конечно, если они предполагаются). Каждую неделю он просматривает заполненный журнал, выписывает реквизиты обращений, на которые ещё нет ответа и доводит информацию до ответственных лиц. Когда ответ отправлен, в специальной графе в журнале пишут реквизиты исходящего письма. Такой подход позволяет держать документооборот под полным контролем.

Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы:

Порядковый номер.
Дата, совпадает с днём поступления документа в компанию. Если письмо пришло в конце рабочего дня и не содержит срочной информации, допускается зарегистрировать его утром следующего дня. Если документ срочный, регистрируется без промедления.
Номер входящего документа. Собственный номер, то есть тот, который в порядке очередности присваивает секретарь организации.
Дополнительные реквизиты. Некоторые секретари добавляют графу с информацией о дате и регистрационном номере отправителя. Это не обязательный пункт.
Вид документа. Если это имеет значение для работы, можно указывать вид входящей корреспонденции — письмо, заявка, жалоба, информационный запрос. Такой приём может помочь секретарю проще отслеживать обращения, требующие срочного ответа. Необязательный раздел.
Отправитель. Рекомендуется указывать наименование организации и того, в чьём лице она представлена (кем подписан документ).
Краткое содержание. Рекомендуется фиксировать не только тему, но и конспектировать смысл письма. То есть не ограничиваться формулировкой «Об испорченной продукции», а раскрывать содержание — «О требовании компенсации за испорченную по вине контрагента ООО «Техно» продукцию в поставке №245 от 20 февраля 2019».
Ответственный исполнитель. Если на письмо или жалобу предполагается ответ, секретарь дожидается назначения ответственного сотрудника и указывает его в журнале.
Ответ. Когда ответ на обращение готов, в этой графе пишут реквизиты исходящего документа. После этого документ считается исполненным.
Отметка о выдаче во временное пользование. Ещё один необязательный раздел. Требуется только в случае, если документы часто забирают из архива. Достаточно отметки о дате выдачи и получателе.

Несмотря на кажущуюся объёмность журнала, внесение данных по одному наименованию редко занимает больше 2 минут.

Скачать образец журнала входящей корреспонденции: Журнал регистрации входящих документов

Бланк Журнала исходящих документов

Исходящую корреспонденцию, то есть документы, которые пишет и отправляет организация в ответ на поступившие обращения или по собственной инициативе, тоже нужно регистрировать в отдельном журнале. Дата регистрации и дата отправки должны совпадать (могут отличаться максимум на 1-2 дня, если речь идёт о несрочных данных).

Структура журнала исходящей корреспонденции очень похожа на содержание журнала для входящей корреспонденции:

Порядковый номер.
Дата.
Номер.
Адресат.
Тема и краткое содержание. Как и в предыдущем случае, рекомендуется законспектировать смысл письма, а не ограничиваться заголовком.
Исполнитель. Здесь указывают не только визирующего документ директора, но и «внутреннего» исполнителя.
Количество оригинальных экземпляров.
Способ отправки. Необязательный раздел, который, однако, может быть полезен при анализе качества разных способов доставки документов (почта, курьер, личная доставка).

Скачать образец реестра исходящих документов: Журнал регистрации исходящих документов

Бумажный и электронный учет документации

В современных условиях нет необходимости вести учёт корреспонденции на бумаге от руки: более удобной может оказаться электронная таблица. Самый распространённый вариант — файл в Microsoft Excel или аналогичной программе. Графы называют также, как в бумажной версии (смотрите предыдущие разделы). Дополнительное преимущество в том, что часть данных можно копировать, то есть ускорить заполнение. Нередко программа будет предлагать продублировать информацию из предыдущих строк. Номера писем и их даты также могут присваиваться в автоматическом режиме. Всё это в совокупности упрощает работу секретаря.

Опасность только одна — потеря электронного файла. Если на компьютере произойдёт сбой или он вовсе сломается, есть риск потерять важную информацию. Однако этот недостаток легко преодолевается двумя путями:

одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату (проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид);
хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs (даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров).

Заключение

Регистрация входящих и исходящих документов — простая процедура, которая поможет компании держать делопроизводство под контролем. Для регистрации необходимы специальные журналы. С их помощью можно отслеживать своевременность ответов, восстанавливать утраченные письма, предоставлять информацию контролирующим органам и суду. Допускается использовать как бумажные бланки, так и вести электронную таблицу в Excel, Google Docs или аналогичной программе.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Все предприниматели рано или поздно отправляют документацию «во внешний мир», даже в маленькой организации. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг.

Традиционное бумажное оформление для решения этой проблемы вполне подойдёт.

Журнал регистрации исходящих документов: определение и главные понятия

Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально.

Для регистрации документов используют специальные журналы. Они продаются в канцелярских магазинах. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.

Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию, вы можете получить здесь.

О некоторых важных понятиях

На оригинале документов проставляют дату регистрации, индивидуальные номера. Это делается только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.
Дата отправления – день, когда бумагу утвердили, когда поставило подпись руководство, ответственное лицо. Для этих данных используют вторую графу. Проставляются арабские цифры, обозначая день, месяц и год.
На документации, кроме писем, ставят наименование вида. Назначение и содержание помогут разобраться, к какой разновидности относится тот или иной документ. Обозначается это в графе номер три.
В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок. Это не обязательно, если содержание писем маленькое. О нём надо спрашивают у сотрудников. Или быстро оценивают самостоятельно. Обозначается в третьей графе.
Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка.
Графа 5 – содержит указание на количество листов. Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо.

Способов отправки корреспонденции 8:

Курьером.
Телефонограммой.
Факсом.
Электронной почтой.
Почтой.

Дату отправки документа ставят в графе 9. Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.

Срок хранения и некоторые правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Вот некоторые отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих:

Бухгалтерские.
Пригласительные билеты на мероприятия.
Открытки, поздравительные письма.
Материалы и проспекты рекламного содержания.

Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.

Для оформления допускается применение фирменных бланков. В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования. На них подпись руководства ещё не стоит.

Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.

Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения:

Журнал регистрации исходящей корреспонденции ОАО Автодорстрой. Образец заполнения журнала регистрации исходящих документов ЗАО Спектр.

Исходящие письма. Подготовка. Для всех ли обязательна регистрация?

Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:

Проект письма готовят исполнители.
Согласуются бумаги только в случае необходимости
Подпись на проекте ставит генеральный директор. Или другой руководитель с соответствующими полномочиями.
Секретарь регистрирует бумаги. При электронном документообороте исполнители сами решают вопрос.
Отправка письма.
Помещение в дело оригинала письма, либо его визовой версии.

Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.

Какие группы бумаг не требуют регистрации?

Поздравления.
Приглашения на мероприятия.
Прайс-листы.
Материалы с рекламным содержанием.
Коммерческие предложения.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.

Что на счёт дат и номеров?

Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.

Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.

Журнал регистрации исходящих документов – образец вы можете скачать по следующей ссылке.

Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки?

И высокая квалификация не спасает бухгалтеров от ошибок. Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию.

Соответствующая запись ставится там, где номера пропущены. Этого достаточно для внесения большей ясности. Печать и подпись ответственного сотрудника заверяют такую запись.

В «примечаниях» делается запись об аннулировании, если регистрация бумаг в журнале регистрации исходящей корреспонденции прошла по ошибке.

Появилась двойная регистрация? Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти.

Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете в этой публикации.

Как действовать делопроизводителям?

Исходящие письма принимаются от составителей. Делопроизводитель проверяет, соответствуют ли требованиям реквизиты. И смотрят, присутствуют ли все необходимые подписи. Отдельное внимание уделяется приложениям.
В журнале регистрации исходящей корреспонденции указываются все сведения по документу. Допускается применение других инструкций, если на предприятии перешли к документообороте в электронной форме. Но строгих правил оформления нет и для документов, которые оформляются традиционным способом.
Набор требований предъявляется к исходящим номерам. Сначала идёт номенклатура папки, где документы хранятся. Порядковый номер по конкретному письму указывается через косую или тире.
Исходящие номера пишутся в специальных строках. Это касается и входящей корреспонденции. Копии хранятся в папках-делах.

Не знаете, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени по предприятию? В нашей новой статье вы можете узнать, как это сделать!

Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года. 1 января каждого года обнуляется нумерация документов. Лишь описи дел постоянного хранения могут стать исключением из правил.

Не всегда целесообразно создавать новую систему хранения и прошивки для бумаг, которые поступили в компанию нестандартными способами. Легче всего обозначать изменения в отдельных графах, либо добавлять буквы или цифры к коду.

Каждая организация сама определяет не только способ регистрации исходящей и входящей документации, но и порядок внесения записей по ней. Децентрализованное ведение учётных баз в электронном виде применяют уже тысячи и сотни тысяч компаний. Главное – предусмотреть защиту данных, чтобы избежать ошибок и изменений без необходимости.

Пошаговая инструкция по регистрации ООО самостоятельно и список необходимых документов для оформления – тут.

В каком порядке осуществляется регистрация исходящей документации в электронном виде, вы можете узнать в этом видео:

Образец журнала регистрации входящих документов

Для чего нужен журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.

Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики.

Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Виды журналов

журнал регистрации входящих документов;
журнал регистрации исходящих документов;
журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала

Форма ведения журнала определяется руководством:

Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

Электронная

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета:

минимум опечаток,
удобный поиск и чтение,
проверка программой на корректность вводимых данных,
возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Графы журнала регистрации входящих документов

Дата регистрации только текущая (фактическая).
Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.
Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.
Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т.д..
Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
Содержание. Краткое изложение целевого назначения документа.
Количество листов, в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов.
При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.
Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

Регистрация исходящих документов

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих документов, о согласовании и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов).

Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например, переписка с подведомственными организациями, по территориальному признаку и т.д.);
приказы по основной деятельности;
распоряжения по основной деятельности;
приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения еще подразделяют – о приеме, переводе, увольнении (75 лет), очередные отпуска (5 лет) и т.д.);
докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается совместно регистрировать с внешними деловыми письмами);
иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т.д.).

На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.

Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа.

Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов).

В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

Форма журнала регистрации исходящих документов

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.

Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).

Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).

Скачать образец бесплатно. Журнал учета исходящей корреспонденции

Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения (оформления).Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.
Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2012).
Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер документа – это порядковый номер документа в пределах календарного года и заносится в графу 2 (см. Приложение). Например, исх. №165.
Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения.
Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов – отчетов, справок о выполнении поступивших поручений.

Последние публикации

Обществом – оптовым торговцем лекарственных средств заключен договор с компанией на утилизацию лекарственных средств с истекшим сроком годности. Вправе ли ООО учесть в налоговых расходах стоимость препаратов, а также услуг по их уничтожению? Какими документами подтвердить указанные расходы?

В Республике Крым и Севастополе активно продолжает применяться специальный налоговый режим для индивидуальных предпринимателей, заключающийся в выдаче им патента на ведение определенных видов деятельности. С 01.01.2022 в указанных регионах в применении данного спецрежима появится существенное изменение (впрочем, оно распространяется на всю территорию РФ). Его нельзя будет применять в отношении реализации товаров, подлежащих маркировке. Но в Республике Крым сочли необходимым внести дополнительные поправки в отношении некоторых видов деятельности, в том числе с учетом изменений, связанных с маркировкой.

Страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование, а также на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством необходимо начислять на большинство производимых работникам выплат (суммы зарплаты, премий, отпускных и др.). При этом взносы не начисляются на компенсацию расходов, возникающих при исполнении трудовых обязанностей (например, при использовании личного транспорта в служебных целях), на некоторые пособия, выплаты, не связанные с трудовыми отношениями (например, дивиденды). В статье обозначим основные моменты, которые следует учитывать бухгалтеру при исчислении взносов с учетом изменений законодательства.

Специальный налоговый режим в виде уплаты налога на профессиональный доход (НПД) был введен ровно год назад – с 1 января 2019 года – всего в четырех субъектах РФ. С 1 января 2022 года территория, на которой проходит эксперимент, расширена. О новых правилах уплаты НПД с 2022 года и поговорим, а также ответим на вопросы, возникающие на практике.

До сих пор в Законе № 129‑ФЗ были предусмотрены лишь правила принудительного закрытия налоговиками недействующих юридических лиц. Основания и процедура такого закрытия (напомним) прописаны в ст. 22.1 названного закона. В отношении недействующих ИП подобные правила отсутствовали, то есть налоговики были не вправе закрыть такие ИП. Однако с сентября 2022 года они получат подобные полномочия. В Законе № 129‑ФЗ появится ст. 22.4, регламентирующая порядок исключения недействующих ИП из ЕГРИП на основании решения налогового органа. Соответствующие поправки внесены Федеральным законом от 12.11.2019 № 377‑ФЗ. Подробности – далее.