Выдача трудовой книжки при увольнении

Как осуществляется выдача трудовой книжки при увольнении

Процесс увольнения всегда неприятен и требует четких действий. Особым моментом является выдача трудовой книжки при увольнении, так как в этот документ внесены все основные данные о сотруднике. Наниматель обязан выдать документ и не имеет никакого права удерживать его у себя во вред бывшему сотруднику. Иногда бывает, что руководитель угрожает тем, что не отдаст книжку или же работник отказывается забирать ее сам, так как не согласен с увольнением.

Увольнение подразумевает под собой расторжение всех трудовых отношений работника с компанией и ее руководством. Сотрудник имеет право забрать свои вещи и документы и закончить работу в данной организации.

Трудовая книжка вмещает всю историю рабочего периода человека, она понадобится в будущем для расчета трудового стажа в ПФР. Пока не прекратились трудовые отношения, работодатель должен хранить ее у себя, а по расторжении трудового договора обязан выдать документ беспрепятственно в последний рабочий день.

Законодательные регламентации по трудовой книжке

Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.

Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:

• Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
• ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
• ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
• ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
• ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
• ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.

Что происходит с трудовой книжкой при увольнении

Законодательные акты требуют выдачи трудовой книжки с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора увольняемому сотруднику в последний его рабочий день у данного работодателя.

В некоторых предусмотренных законом случаях датой увольнения считается не последний проведенный на службе день, а другая дата. Это возможно, если, например, сотруднику перед увольнением предоставлен неиспользованный ранее отпуск, по окончании которого он и будет считаться уволенным. В этой ситуации последний рабочий день перед отпуском станет днем расчета и выдачи трудовой книжки, тогда как датой увольнения будет значиться последний отпускной день.

Записи, вносимые в трудовую книжку

Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:

• каждая запись, внесенная в книжку за время работы у данного работодателя, должна быть заверена подписью начальства (ответственного лица);
• на каждой подписи должна стоять печать организации или ее отдела кадров;
• должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему либо он отказывается ее получить);
• записи формулируются в установленной законом форме;
• последней должна стоять запись об увольнении из данной организации;
• если книжка велась не только на государственном языке, но и на региональном (республики, которая находится в составе РФ), то соответствующим образом должны быть заверены оба текста.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна. Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.

Кто может получить трудовую книжку

Обычно при увольнении трудовую книжку отдают на руки непосредственно работнику. На практике встречаются разрешенные законом обстоятельства, когда книжка может быть:

• выдана лицу, получившему от работника доверенность на получение документа;
• отдана родственнику увольняемого;
• переслана с помощью почты;
• сохранена работодателем в установленном законом порядке.

Особенности личной выдачи

Процедура получения трудовой книжки для работодателя более трудоемкая, чем для увольняющегося. Она состоит из нескольких этапов.

1. Заполнение. Оно должно быть полностью завершено ко дню увольнения, и заключается в двух важных процедурах:
   • заверение подписями и печатями всех записей, сделанных в период работы в данной организации;
   • вписывание формулировки об увольнении.
2. Получение подписи сотрудника в нужной графе личной карточки (в том, что он получил книжку на руки).

Работник не получил книжку, что делать?

Если в день увольнения сотрудник не явился в отдел кадров или на свое рабочее место либо отказывается получить трудовую книжку, работодателю необходимо подстраховаться. Ситуацию нельзя пускать на самотек, иначе возможно судебное разбирательство по причине задержки выдачи трудовой. Работодателю необходимо:

• составить акт о том, что трудовая книжка сотруднику не выдана (указать причину);
• направить сотруднику письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее почтой.

Трудовая книжка – почтой

Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:

• заблаговременно, когда сотрудник в письменном виде просит переслать ему его трудовую по указанному адресу ввиду невозможности вовремя явиться за ней лично;
• в ответ на посланное работодателем уведомление.

Когда книжку отдадут родственникам?

Близкие люди сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае – увольнении в связи со смертью. Для этого необходимо:

• внести в книжку запись о прекращении трудовых отношений;
• убедиться в близких родственных связях с умершим, подтвержденных документально (паспортом, свидетельством о браке, о рождении и пр.);
• получить от родственника расписку в получении трудовой (в простой форме).

По письменному согласию родственников можно воспользоваться услугами почты.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

1. Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
2. Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
3. Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
4. Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
5. В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
6. Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Итак, запись об увольнении в трудовую книжку вносится в последний рабочий день (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Она должна содержать в себе такие пункты:

• Порядковый номер записи.
• Дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
• Основания расторжения договора. Помним, что слова пишутся полностью, без использования каких-либо сокращений. Ссылка на номер, пункт, часть статьи ТК РФ обязательна.
• Реквизиты приказа без сокращений.
• Подписи уполномоченного сотрудника или руководителя и увольняемого работника. Печать компании, заверяющая внесенную запись.

Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.

Сроки выдачи книжки

Согласно ст. 84.1 ТК РФ расчет и выдача трудовой происходит в последний рабочий день сотрудника. Бывают ситуации, когда работник в день увольнения не вышел на работу, например, если он заболел или отказался в этот день прийти и забрать трудовую.

В таком случае уволенному работнику направляется уведомление с просьбой забрать документ или дать согласие на отправку книжки по почте. С момента отправки уведомления руководитель перестает нести ответственность за задержку книжки.

Если работник, получив уведомление, обратился за трудовой книжкой, то работодатель должен вернуть ее не позднее 3 рабочих дней.

Документ можно отослать уволенному сотруднику по почте, если тот дал на то свое согласие и написал заявление на пересылку документа.

В случае смерти сотрудника трудовую могут получить его родственники, предоставив документы для подтверждения родства. Если за книжкой никто не обратился, то руководитель обязан хранить его до востребования.

Выдача трудовой книжки по доверенности

Трудовая книжка, как и многие другие документы, может быть выдана не только лично, но и доверенному лицу, если соответствующие полномочия оформлены должным образом. Это подразумевает надлежащее оформление доверенности – документа, делегирующего определенные полномочия, в данном случае, получение трудовой книжки, указанному лицу. Это бывает в случаях, например, когда сотрудник физически не может забрать документ.

Доверенность должна быть написана в установленной законом форме и заверена у нотариуса.

Важно! Доверенность может считаться недействительной, если на ней не стоит дата ее составления.

Без даты невозможно выявить, имеет ли документ юридическую силу. Если доверенность написана без указания срока ее действия, то считается, что он составляет 1 год.

Правильно оформленная доверенность должна содержать в себе следующие сведения:

1. Дату создания, а также место составления, чтобы было понятно, где и как будет действовать доверенность, когда кончаются сроки ее полномочий.
2. Вписанные паспортные данные хозяина трудовой. Инициалы, дата рождения и место проживания должны быть указаны без ошибок. Этот пункт строго проверяется при выдаче трудовой книжки на месте работы.
3. Данные доверенного лица согласно его паспорту. Информация также будет проверяться, и в компании сделают запись о том, кто именно забрал трудовую книжку бывшего сотрудника.
4. Полномочия доверенного лица. Важно указать, на что оно имеет право, например: проверить наличие всех нужных записей в документе, забрать трудовую книжку с собой, забрать зарплату и т.д.
5. Образец подписи лица, которое будет действовать от имени бывшего рабочего.
6. Доверитель должен подписать данный документ, чтобы заверить его подлинность.

После получения трудовой книжки поверенный должен написать сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу расписку о получении документа.

ВАЖНО! При получении трудовой книжки по доверенности кадровик, выдавший документ, должен сделать отметку со ссылкой на доверенность в личной карточке и ведомости динамики трудовых книжек.

Не все работодатели соглашаются выдавать трудовую по доверенности, поскольку в законодательстве не указан такой способ применительно к данному виду документа. Можно сослаться на ст. 185 ГК РФ, где указаны общие положения о доверенности. Если не удается получить согласие руководителя, тогда можно согласиться получить трудовую книжку по почте.

Пример доверенности

ДОВЕРЕННОСТЬ
на получение трудовой книжки

одиннадцатое февраля две тысячи семнадцатого года

Я, Перестукина Антонина Ростиславовна, 14 октября 1978 года рождения, паспорт 20 11 № 452678, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Пушкино 14 июля 2000 года, проживающая по адресу: г. Екатеринбург, ул. Академика Постовского, 18, кв. 134, настоящей доверенностью

Железнякова Максима Анатольевича, 18 августа 1980 года рождения, паспорт 20 11 № 967389, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Коломна 29 января 2004 года, проживающего по адресу: г. Екатеринбург, ул. Баумана, 24, кв. 91:

• получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью «Феличита» (г.Екатеринбург, ул. Василия Еремина, 12, офис 2) принадлежащую мне трудовую книжку;
• убедиться в надлежащем оформлении и внесении записей, сформулированных в соответствии с законодательством;
• выполнить другие необходимые действия, связанные с данным поручением.

Настоящая доверенность выдана сроком на три месяца без права передоверия.

Доверитель /Перестукина/ Перестукина Антонина Ростиславовна

Одиннадцатого февраля две тысячи семнадцатого года настоящая доверенность удостоверена мной, Добродеевым Антоном Степановичем, нотариусом г. Екатеринбурга. Настоящая доверенность подписана доверителем в моем присутствии. Личность гр. Перестукиной А.Р. установлена, дееспособность проверена.

Нотариус /Добродеев/ А.С.Добродеев

Ответственность при задержке выдачи трудовой

Есть недобросовестные и не соблюдающие закон работодатели, которые шантажируют подчиненных, запугивают невыдачей трудовой книжки и удерживают важный документ у себя, не имея на то никаких прав. Эти действия приведут к тому, что увольняющийся гражданин потеряет документ, в котором выписан его стаж. Также у него могут возникнуть трудности при устройстве на новую работу.

Пострадавший от таких действий сотрудник имеет право подать заявление в суд на работодателя, куда может внести сам факт угроз с его стороны по поводу удержания документа без веских оснований. По рассмотрении жалобы, руководителя вынудят вернуть документ с соответствующими записями. Кроме того, могут признать, что увольнение было вне рамок закона, если работник не по своей воле уходил с должности. Тогда его восстановят на работе в той компании, где он и числился. Руководитель должен будет компенсировать сотруднику материальный и моральный вред, а также возместить все судебные расходы, если суд примет такое решение.

Внимание! Если работодатель надолго задержал выдачу трудовой, то в таком случае законодательством установлена административная ответственность.

Чем дольше руководитель задерживает выдачу документа, тем больше ему придется заплатить. Согласно ст. 5.27 КоАП штраф может быть установлен в таких размерах:

• Должностным лицам — 1000-5000 руб.
• Предпринимателям без образования юрлица — 1000-5000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
• Юрлицам — 30000-50000 руб. или приостановление деятельности на 90 суток.

Каковы правила выдачи трудовой книжки при увольнении

Внесение записи в трудовую книжку при расторжении договора

Факт увольнения работника подтверждается соответствующим приказом, на основании которого делается запись в трудовой книжке. Запись содержит сроки увольнения и основания для прекращения трудовых отношений.

Порядок внесения записей регламентируется инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцразвития РФ от 10.10.2003 № 69.

Увольнение сотрудника предполагает, что записи, которые были внесены в документ во время работы у данного работодателя, заверяются итоговыми подписями руководства и работника, а также печатью (при наличии). Об этом свидетельствует п. 35 постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225. Подпись работника может отсутствовать, если нет возможности передать ему документ лично в руки.

Сама запись об увольнении производится в следующем порядке:

• в графе 1 проставляется порядковый номер записи;
• графа 2 отражает дату увольнения;
• графа 3 содержит сведения о самом увольнении (его причинах);
• графа 4 дает информацию о приказе, на основании которого был расторгнут трудовой договор.

Запись о расторжении трудового договора должна включать ссылку на основание ― соответствующую статью ТК РФ.

Прочую информацию об оформлении трудовой книжки можно получить из статьи «Роструд разрешил “штамповать” трудовые книжки».

Получение трудовой книжки при увольнении

Выдача трудовой книжки при увольнении регламентируется законодательством. Согласно ст. 84.1 ТК РФ ее необходимо передать работнику в последний рабочий день, который и считается днем увольнения.

Однако в некоторых случаях в день увольнения сотрудник может отсутствовать на рабочем месте или отказаться от получения книжки. При таких обстоятельствах следует отправить ему по почте уведомление, содержащее просьбу явиться в организацию для получения трудовой книжки или предложение переслать документ почтой. Почтовая пересылка допускается только после получения письменного согласия на это уволенного сотрудника. Соблюдение этой процедуры снимает с работодателя дальнейшую ответственность за несвоевременную отправку документа.

О том, какие действия необходимо совершить при некоторых случаях увольнения сотрудников, см. в статье «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением».

Выдача трудовой книжки сторонним гражданам

Иногда допускается передача документа и без участия уволенного лица. В случае смерти сотрудника трудовую книжку также следует оформить по всем правилам, внести соответствующие записи и передать родственникам умершего. Документ может быть отправлен почтой по их письменному заявлению. Подтверждением наличия родственной связи может быть любой документ: свидетельство о рождении, о браке и пр.

Получить трудовую книжку вправе и доверенное лицо уволенного работника. При этом требуется предъявить оформленную доверенность, содержащую следующие данные:

• сведения о заинтересованных лицах (доверителе и получателе), реквизиты удостоверяющих их личность документов;
• характер совершаемых доверяемых действий;
• образцы подписей;
• сроки действия документа.

Выдачу книжки необходимо закрепить распиской доверенного лица о ее получении. Если выдача документа невозможна по причине отказа в получении или невостребованности, его следует хранить до востребования. Максимальный срок хранения работодателем составляет 75 лет.

Более подробную информацию о сроках хранения документов см. в статье «Каков срок хранения кадровых документов в организации».

Ответственность работодателя за несвоевременную передачу трудовой книжки

Итак, работодатель обязан произвести выдачу трудовой книжки при увольнении сотрудника в последний рабочий день либо направить документы иными способами, если увольняемое лицо не находилось на рабочем месте.

В случае задержки выдачи документа, внесения неверных записей всю ответственность несет работодатель. Он же обязан возместить работнику дни просрочки за неполученный документ в размере среднего заработка (ст. 165 НК РФ). Новый день увольнения подтверждается приказом, на основании чего обязательно нужно сделать в книжке другую запись. Предыдущая запись при этом признается недействительной.

ВАЖНО! Неверные сведения в документе могут быть оспорены работником в судебном порядке.

Но даже если работодатель не отказывается от внесения исправлений, он все равно может понести ответственность, в том числе по иску о возмещении материального ущерба, если работник был лишен возможности трудоустроиться. Также компенсация положена в случаях незаконного увольнения, перевода на другую должность без получения согласия гражданина (ст. 234 ТК РФ).

Работодатель понесет ответственность и при его отказе в предъявлении информации сотрудникам. Это касается не только выдачи самого документа, но и копий. В этих ситуациях для руководящих лиц может наступить уголовная ответственность на основании положений ст. 140 УК РФ. Наказанием могут послужить штрафы в крупных размерах или запрет занимать определенные должности.

О том, как построить кадровую политику, в том числе в отношении сбора и хранения необходимой документации, см. в статье «Порядок ведения кадрового учета на предприятии».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Выдача документа с опозданием без уважительных причин чревата для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 руб., а также приостановкой деятельности до 90 дней. Для предпринимателей сумма штрафа составит от 1 000 до 5 000 руб. При повторных противоправных действиях подобного характера штрафы могут быть увеличены до 70 000 руб. для юридических лиц и до 20 000 руб. для ИП (пп. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Но при некоторых обстоятельствах ответственность за задержку выдачи трудовой книжки с работодателя снимается. Это происходит, если последний рабочий день не совпадает с днем увольнения. Например, при увольнении женщины, находящейся в декретном отпуске, передать ей документ в тот же день не всегда возможно в связи с ее отсутствием на рабочем месте. То же относится и к лицам, совершившим прогул. В таких случаях документ необходимо отправить работнику не позднее 3 дней после его обращения.

Итоги

Процедура оформления увольнения сотрудников включает обязательную выдачу им соответствующей документации, в том числе трудовой книжки. Своевременная выдача трудовой книжки при увольнении с верно внесенными записями заверяется подписью сотрудника. Ответственность за дальнейшее хранение документа с работодателя при этом снимается.

Если передать трудовую книжку не представляется возможным, необходимо письменно запросить у уволенного сотрудника разрешение на почтовую пересылку. В некоторых случаях допускается передача документа и доверенным лицам.

Когда должны отдать трудовую книжку при увольнении?

В соответствии с предписаниями отечественного права работодатель обязан вести трудовые книжки своих сотрудников. Он должен не только правильно вносить в них записи, но и обеспечить сохранность таких документов. По окончании периода работы организация отдает этот формуляр ее владельцу. И, как следствие, важное значение имеет оформление выдачи трудовой книжки при увольнении.

Оформление приема на работу

Трудовым кодексом Российской Федерации предусмотрено, что отношения между работником и работодателем возникают на основании соответствующего договора.

Помимо заключения соглашения, обязательным является предъявление работодателю трудоустраивающимся гражданином необходимых документов, перечень которых содержится в статье 65 Трудового кодекса России.

Такими документами являются:

• документ, удостоверяющий личность физлица (паспорт, иностранный паспорт, водительское удостоверение, паспорт моряка и прочие);
• трудовая книжка, если сотрудник ранее состоял в трудовых отношениях. Важно отметить, что при оформлении на работу в первый раз трудовая книжка заводится организацией или индивидуальным предпринимателем;
• свидетельство пенсионного страхования (СНИЛС);
• военный билет или иные документы воинского учета;
• диплом об имеющемся у работника образовании;
• иные справки и заключения, предусмотренные законом для некоторых случаев.

Следует подчеркнуть, что кадровики не должны выдать работнику трудовую книжку после ознакомления, так как она хранится у работодателя.

Все записи о приеме на работу вносятся в вышеназванный документ исключительно в соответствии с законодательством России и приказом, издаваемым при трудоустройстве гражданина.

Оформление увольнения

Трудовое законодательство Российской Федерации предусматривает порядок оформления прекращения отношений с работниками. Названный алгоритм является обязательным для исполнения обеими сторонами соответствующего договора.

Для признания прекращения трудового соглашения законным оно должно обосновываться причинами, изложенными в ТК РФ. Увольнять по иным основаниям нельзя.

Важно подчеркнуть, что при расторжении договора между работником и работодателем заинтересованная сторона должна заблаговременно сообщить о своем намерении на увольнение.

Обязательным является издание приказа, в котором должны быть указаны причина и дата увольнения.

Вышеназванный документ является основанием для внесения записи в соответствующую книжку работника. Последнему при увольнении выдается трудовая книжка и производится окончательный расчет по причитающимся суммам.

При осуществлении выплат в пользу бывших сотрудников следует руководствоваться статьей 140 Трудового кодекса Российской Федерации. Выдача всех сумм должна быть осуществлена в день прекращения трудового договора. Если это невозможно, то в дату, следующую за моментом получения соответствующего требования.

Возврат трудовой книжки при увольнении

В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации расторжение соглашения между работодателем и сотрудником по любому законному основанию обязательно сопровождается изданием приказа. Он доводится до сведения работника, что подтверждается личной подписью последнего.

Важно отметить, что последний рабочий день одновременно является и моментом увольнения физического лица. И именно в эту дату работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и закончить финансовые взаимоотношения.

После получения названного документа каждому бывшему сотруднику целесообразно внимательно ознакомиться с записями, внесенными в нее последним работодателем, и в случае выявления ошибок незамедлительно потребовать их устранения.

Следует учесть, что согласно пункту 10 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, запись об увольнении сотрудника вносится в последний рабочий день.

Как указывалось ранее, согласно ТК РФ возврат трудовой книжки при увольнении производится в последний день присутствия гражданина на своем рабочем месте. Пунктом 41 Правил предусмотрено, что сотрудник обязан засвидетельствовать факт получения документа, расписавшись об этом в личной карточке и соответствующей книге учета.

Без исполнения указанной обязанности доказать факт получения работником трудовой книжки будет затруднительно.

Работник в последний день не получил трудовую книжку

На практике возможна ситуация, когда должны отдать трудовую книжку при увольнении работнику, но он отказывается от ее получения или отсутствует на предприятии.

Если такое событие имеет место, то работодатель обязан в последний рабочий день направить сотруднику уведомление. В данном сообщении необходимо указать на факт нахождения документа у организации и предложить физическому лицу получить его лично или же письменно согласиться на высылку документа почтой. Данное уведомление следует отправлять с описью вложения заказным регистрируемым отправлением.

Действующие в России правила выдачи трудовой книжки при увольнении запрещают отправку документа почтой без соответствующего согласия сотрудника.

Данные предписания содержатся в статье 84.1 Трудового кодекса России, а также в пункте 36 Правил, введенных в действие Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

С момента направления сотруднику вышеуказанного уведомления работодатель освобождается от любых негативных последствий, связанных с невыдачей документа.

Если же организация проигнорирует данное требование законодательства Российской Федерации, то она обязана будет компенсировать бывшему работнику весь не полученный последним заработок с момента увольнения до даты получения трудовой книжки.

В указанном случае дата, когда должны отдать трудовую книжку бывшему сотруднику при увольнении, будет определяться днем фактического получения документа и подтверждения данного события собственноручной подписью работника в необходимых формах.

Если же гражданин согласен на почтовый способ доставки документации, связанной с работой, то в указанном случае расписываться в личной карточке и книге учета не нужно. Достаточно лишь самого факта направления документов ценным регистрируемым почтовым отправлением.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка работника хранится у работодателя. При увольнении он обязан ее выдать. На первый взгляд кажется, что все просто и понятно. Однако на практике по поводу выдачи трудовой книжки между сторонами трудовых отношений часто возникают споры.

Когда отдают трудовую книжку при увольнении?

Выдача трудовой книжки при увольнении ТК РФ регулируется ст. 84.1. Согласно ее положениям свою книжку работник получает в последний день работы, который и считается днем увольнения.

Работодатель не вправе выполнить это действие ни на день раньше, ни на день позже – только в день увольнения (последний рабочий день). А вот сотрудник имеет право забрать свой документ и гораздо позже после увольнения. В этом случае срок выдачи трудовой книжки при увольнении ничем не регламентирован – работодатель обязан хранить трудовую книжку до востребования .

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Правила выдачи регламентируются ст 84.1 ТК РФ, а также положениями Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках”.

Выдача книжки происходит в следующем порядке:

1. Работником издается приказ об увольнении.
2. В трудовую книжку вносится запись о расторжении трудового договора с указанием даты, причины, увольнения со ссылкой на статьи ТК, а также – номером приказа об увольнении.
3. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписями работодателя и сотрудника, а также печатью.
4. Информация об увольнении и выдаче трудовой книжки вносится в личное дело работника, где последний расписывается.
5. В журнал движения трудовых книжек также вносится пометка о выдаче книжки конкретному работнику, который подтверждает этот факт личной подписью в журнале.
6. Трудовая книжка выдается на руки сотруднику.

Многие работодатели пытаются себя перестраховать: составляют дополнительно акт о передаче трудовой книжки или просят сотрудника написать расписку.

Расписка о получении трудовой книжки

Этот документ пишется от лица сотрудника, получившего книжку. Строгой формы составления также нет – подойдет как письменный, так и печатный вариант. Главное, чтобы внизу под текстом стояла подпись работника. В тексте ему следует указать, что в день увольнения (ставит конкретную дату) он получил ТК, а также – что не имеет претензий к работодателю.

Расписка о получении трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, получил в ПАО «Газпром» свою трудовую книжку в день увольнения 21 декабря 2017 года.
Претензий к работодателю не имею.

21 декабря 2022 года Иванов И.И.

Данный документ хранится в архиве в личном деле сотрудника.

Также расписку о получении в обязательном порядке пишут родственники умершего сотрудника, которые пришли забрать его трудовую книжку. Однако одной лишь расписки недостаточно, чтобы работодатель выдал им трудовую. Необходимо также предоставить документы, подтверждающие родство с умершим сотрудником.

Заявление на выдачу трудовой

Данный документ писать необязательно. Работодатель обязан выдать трудовую безо всяких заявлений, написанных от лица работника.

Однако составление заявления о выдаче трудовой книжки может потребоваться в следующих случаях:

1. Работник не увольняется, а просто хочет получить на руки трудовую для предоставления ее, к примеру, в Пенсионный фонд или банк при оформлении кредита. Скачать образец заявления на выдачу трудовой для оформления пенсии.
2. Сотрудник после увольнения хочет получить документ посредством почтовой связи, поэтому составляет заявление о передаче трудовой книжки по почте. Установленной формы такого заявления нет. В самом упрощенном виде оно может выглядеть так: «Даю свое согласие на пересылку трудовой книжки по почте». Обязательно в конце необходимо указать дату составления и свою подпись с расшифровкой. Если Вы хотите, чтобы письмо направили не по тому адресу, с которого будете отправлять заявление, не забудьте уточнить этот момент и новый адрес.
3. Бывший сотрудник пишет исковое заявление о выдаче трудовой книжки в суд, потому что работодатель не отдает ее добровольно.

Подавать иск в суд нужно после того, как Вы попробовали урегулировать конфликт с работодателем в досудебном порядке, но получили отказ. Желательно, чтобы этот факт можно было подтвердить (ведь ответчик может попросту заявить, что Вы не приходили за документ и его вины в этом нет). Так как работодатель сам не напишет Вам письменный отказ, поскольку это явное нарушение закона, и скорее всего, он об этом знает, рекомендуем направить на адрес учреждения заказное письмо с заявлением выдать трудовую книжку. Предоставив суду копию этого заявления и уведомление о получении, Вы докажете судье, что предпринимали попытки забрать трудовую.

Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку

На Ваш выбор Вы можете обратиться за защитой своих прав в следующие инстанции:

1. Трудовая инспекция. Подать жалобу можно:
   • Лично в инспекцию;
   • по почте;
   • на сайте онлайнинспекция.рф

По факту Вашей жалобы должны провести проверку и предоставить письменный ответ в течение 30 дней. В случае удовлетворения жалобы – на работодателя наложат штраф, а Вам выдадут книжку. Если же Вы получите отказ – можно попробовать обжаловать его старшему инспектору или же обратиться далее в прокуратуру или суд. Скачать образец жалобы в трудовую инспекцию

Когда должны отдать трудовую книжку, если сотрудник отсутствовал в день увольнения

Согласно ст. 84.1 ТК РФ по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Если сотрудник не может забрать лично: как быть

Если нет возможности забрать в последний день трудовую, или Вы попросту забыли это сделать, получить ее можно двумя описанными ниже способами.

Отправка по почте

Если сотрудник не забрал свою трудовую, работодатель сообщает ему в заказном письме о том, что трудовая книжка находится у него и ее необходимо забрать. Также он спрашивает согласия на отправку документа по почте.

Когда заказное письмо доходит до адресата – приходит уведомление о получении. Но даже если никакой реакции не последует – на бывшем месте работы обязаны хранить трудовую книжку до тех пор, пока за ней не придут.

Работодателю следует сохранить уведомление о получении сотрудником его заказного письма, поскольку это защитит его интересы, если возникнет спор. Недобросовестные сотрудники могут специально не забирать трудовую, чтобы потом подать в суд и требовать компенсацию и моральный ущерб за задержку в выдаче документа.

Также рекомендуем составить опись вложения, которая заверяется сотрудниками почтового отделения, где укажите, что работнику высылаете требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Нередки случаи, когда в суде работодатель предъявляет уведомление о вручении, на что получатель заявляет, что письмо получал, однако в нем не содержалось требования – вместо него был вложен чистый лист или открытка. Если будет опись – уже никак не схитришь.

Если же сотрудник выразил свое согласие на почтовую отправку – трудовую нужно выслать в течение 3-х дней с момента получения согласия.

Отправка трудовой книжки по почте без получения на то согласия работника – грубое нарушение закона. Такие действия можно оспорить в суде или написать жалобу в прокуратуру.

Выдача представителю по доверенности

Выберите из числа знакомых человека, которому Вы доверяете. Сходите с ним к нотариусу. Не забудьте захватить с собой паспорта.

Нотариус составит от Вашего имени на имя представителя доверенность на специальном бланке. Вообще-то, в нотариальной конторе должны оформить доверенность правильно, однако лучше проверьте на всякий случай:

1. Правильность заполнения Ваших персональных данных и сведений о доверителе. Ошибка даже в одной цифре сделает документ недействительным.
2. Формулировку полномочий представителя. Бывает, что неопытные нотариусы неправильно перечисляют круг полномочий, из-за чего представители не могут выполнить действия, о которых их просил доверитель.
3. Срок действия доверенности. «Бессрочных» доверенностей не бывает. Хорошо подумайте над тем, на какой срок выписать доверенность, потому что если представитель придет забирать книжку после окончания ее действия – работодатель попросту не выдаст трудовую и будет прав.
4. Наличие подписей доверителя, представителя, нотариуса. Каждый из лиц должен завизировать документ в качестве своего согласия, а нотариус – в качестве удостоверения свободного изъявления воли сторон.

Кроме подписи, нотариус обязательно должен поставить также печать.

Выдача родственникам

Осуществляется также по нотариальной доверенности. На основании предоставления одних лишь документов, подтверждающих родство, работодатель не обязан выдавать трудовую книжку своего бывшего сотрудника. Подобное возможно, только если бывший сотрудник умер.

Ответственность работодателя за невыдачу книжки

Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении чревата работодателю административной и материальной ответственностью:

1. Несвоевременная выдача является нарушением трудового законодательства, за которое согласно ст.5.27 КпАП РФ предусмотрен штраф в размере:
   • От 35 000 р до 50 000 р – для организаций;
   • От 1 000 р до 5 000 р – для ИП;
   • От 1 000 р до 5 000 р – для должностных лиц.

Штраф уплачивается в пользу государства.

Кроме того, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях:

• несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. “а” п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;
• при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.

Не может служить основанием для задержки выдачи трудовой книжки факт несдачи работником материальных ценностей, невозвращение спецодежды и так далее. В случаях, если работодатель задерживает у себя трудовую, ответственность с него не снимается.

Выдача работнику трудовой книжки при увольнении

Выдача трудовой книжки работнику входит в число обязательных составляющих процедуры увольнения. Пока между ним и работодателем продолжаются трудовые отношения, этот документ хранится в компании. Но при их расставании выдаётся на руки увольняемому с записью, сообщающей, что он уволен, когда это произошло и почему. Вовремя выданная трудовая книжка и правильно сделанная запись избавляют работодателя от ряда проблем.

Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении

Срок выдачи трудовой книжки увольняемому работнику оговорён в ст. 84.1 Трудового кодекса (ТК) РФ. А в ней недвусмысленно сказано, что это надо делать в «день прекращения трудовых отношений», то есть в последний рабочий день, предшествующий дате увольнения.

Если же это по каким-либо причинам оказалось невозможным, крайний срок выдачи трудовой книжки сдвигается и составляет до трёх рабочих дней с момента, когда уволенный работник письменно потребует выдать ему документ.

Если же работник оформляет отпуск с последующим увольнением, трудовая книжка выдаётся ему в последний рабочий день перед уходом в такой отпуск — в последний день его фактического присутствия на рабочем месте.

Трудовая книжка выдаётся работнику в день увольнения

Днём прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку…

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника.

Трудовой кодекс РФ

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/cc8071b6b37792778d4ce9fba7e76c373edc0618/#dst533

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

При получении на руки трудовой книжки работник должен не просто лично получить её из рук инспектора по кадрам или иного должностного лица, на которого в компании возложены функции оформления трудовых отношений с персоналом. От него требуется расписаться о её получении в своей личной карточке, которая после его увольнения остаётся у работодателя, и журнале учёта.

41. В приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, которая ведётся бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведётся кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим приём и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё и книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

Если трудовая книжка выдаётся в последний рабочий день, отдельного заявления о её выдаче подавать не надо. Как видно из текста ст. 84.1 ТК РФ, это производится по умолчанию, заявление нужно только для копий иных документов о работе.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчёт в соответствии со статьёй 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Ст. 84.1 Трудового кодекса РФ

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/cc8071b6b37792778d4ce9fba7e76c373edc0618/#dst533

Необходимость в письменном заявлении о выдаче трудовой книжки возникает, когда уволенный работник получает её позже последнего рабочего дня. Хотя на практике всё зависит от того, по каким причинам случилась задержка выдачи документа. Во всех случаях, кроме тех, когда работодатель намеренно не отдаёт её работнику, обычно обходятся без лишней бюрократии: трудовая просто проводится по документам как выданная в день увольнения.

В моей практике были две ситуации, при которых я получил трудовую книжку после фактического прекращения трудовых отношений. В первом я увольнялся по время отпуска, и трудовая до его окончания оставалась у прежнего работодателя. При этом я уже приступил к работе на новом месте, но там отдел кадров согласился подождать, когда я донесу недостающий документ. Во втором случае я в момент принятия решения об уходе находился в другом городе, и мы договорились с руководством, что все оформим задним числом по приезде. Строго с точки зрения буквы закона это нарушение. Но расставались мы мирно, а сообщить об этом, куда следует, никто, кроме меня, не мог.

Если же написать заявление всё же требуется, в него надо включить такие данные:

• наименование работодателя;
• Ф. И. О. и должность руководителя компании;
• Ф. И. О. уволенного работника;
• наименование документа — заявление;
• просьбу выдать трудовую книжку, можно также сослаться на ст. 84.1 ТК РФ;
• дату;
• личную подпись работника.

Генеральному директору ООО «Рога и копыта»

В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ прошу выдать мою трудовую книжку в порядке и сроки, предусмотренные названной статьёй.

Внесение записи в трудовую книжку работника и его ознакомление с ней

Запись об увольнении должна содержать такие реквизиты:

• порядковый номер;
• дату в формате «дд-мм-гггг»;
• сведения об увольнении с указанием причины и ссылкой на соответствующий пункт ст. 77 ТК РФ, подпись руководителя организации, ИП или должностного лица, отвечающего за кадровую документацию, и печать, если она у компании или ИП есть;
• данные приказа об увольнении, послужившего основанием для внесения записи: наименование (приказ), номер и дату.

Ссылаться в записи нужно только на ст. 77 ТК РФ, а не на другие статьи, где идёт речь о конкретной причине увольнения.

Обычно внесение записи в трудовую книжку делается в таком порядке:

1. Специалист службы персонала или иной сотрудник, занимающийся кадровыми вопросами, делает запись в трудовую книжку.
2. Затем он приглашает работника и даёт ему прочитать сделанную запись.
3. После этого работник, если со всем согласен, расписывается под записью в трудовой книжке и в личной карточке.

В трудовой книжке работнику достаточно поставить лишь личную подпись. Писать, что он ознакомлен или согласен с записью об увольнении, не нужно.

При этом работник должен ознакомиться со всеми записями в трудовой, касающимися его карьеры у конкретного работодателя, и при необходимости потребовать внесения недостающих или исправления ошибочных.

Образец записи в трудовой книжке об увольнении в связи с истечением срока трудового договора

У меня был случай, когда из-за неграмотности кадровика запись о приёме на работу была сделана неверно, и из неё следовало, как будто я якобы занимал должность не руководителя среднего звена, как было на деле, а рядового исполнителя. Узнал я об этом случайно, затребовав копию трудовой книжки для оформления загранпаспорта. Сейчас она для этого уже не нужна, а в начале нулевых требовалась. После того, как я возмутился неверной записью в разговоре с начальством, её аннулировали и сделали правильную. И не только мне, но и другим коллегам, при заполнении трудовых книжек которых кадровик тоже ошибся.

Чаще всего одновременно трудовая книжка сразу выдаётся работнику, о чём он расписывается отдельно.

Отражение выдачи трудовой книжки в журнале учёта их движения

Журнал учёта движения трудовых книжек — документ строгой отчётности, имеющий жёсткие стандарты заполнения.

В числе прочей информации в него вносятся сведения о выдаче трудовой книжки работнику при увольнении и его личная подпись, служащая подтверждением этого. Всего в нём 13 граф, из них 12 и 13 соответственно предназначены как раз для названных данных.

Графы журнала с первой по одиннадцатую заполняются при приёме работника в штат и сдаче им своей трудовой книжки в отдел кадров.

При его увольнении в графу 12 вносится дата в формате «дд-мм-гггг», а в 13-й он, получив трудовую книжку на руки, расписывается.

Образец заполнения журнала учёта движения трудовых книжек

Что делать, если увольняемый в последний день не появился на работе или отказывается забирать трудовую книжку

Алгоритм действий работодателя в таких ситуациях вытекает из трудового законодательства.

В случае когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от её получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление её по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Ст. 84 ТК РФ

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/cc8071b6b37792778d4ce9fba7e76c373edc0618/#dst533

Значит, от работодателя требуется только составить уведомление и направить его на почтовый адрес работника заказным письмом с уведомлением о вручении. Если увольняемый не сообщил работодателю свой фактический адрес, отличающийся от адреса регистрации, это уже будут его, работника, проблемы. Аналогично и если работник не придёт за письмом на почту: он будет считаться уклоняющимся от получения уведомления, а работодатель — свои обязательства выполнившим.

Текст уведомления составляется в произвольной форме. Предпочтительно использовать для этого фирменный бланк компании и желательно включить такие сведения:

• Ф. И. О. уволенного;
• название документа — уведомление;
• сведения о необходимости забрать трудовую книжку или подтвердить согласие на её получение по почте;
• дату составления уведомления;
• Ф. И. О., должность и личную подпись руководителя организации.

проживающему:
(почтовый адрес с индексом)

В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ уведомляю Вас о необходимости забрать вашу трудовую книжку, находящуюся на хранении в службе персонала нашей компании, или письменно уведомить нас о согласии на её отправку по почте.

Генеральный директор (подпись) Петров П. П.

Кто может забрать трудовую книжку, кроме работника

В законодательстве нет ни разрешения, ни запрета на выдачу трудовых книжек законному представителю уволенного работника, полномочия которого подтверждены доверенностью. И некоторые организации наотрез не приемлют такой вариант, руководствуясь тем, что трудовым законодательством такая возможность не предусмотрена, трудовую книжку можно вызвать и по почте, а срок её хранения у работодателя исчисляется 50 годами.

Юристы, однако, утверждают, что с момента прекращения трудового договора отношения между уволенным и его бывшим работодателем становятся гражданско-правовыми, которыми такая возможность допускается, да и принцип «разрешено всё, что не запрещено» к этой ситуации сполна применим.

Чаще всего работодатели идут навстречу такому желанию уволенного, но требуют, чтобы доверенность была нотариальной. Исключение — случаи, когда её заверил сам руководитель компании-работодателя или главврач больницы, где уволенный находится на лечении.

Доверенным лицом бывшего работника может быть кто угодно — всё определяется личным выбором самого уволенного.

Доверенность должна содержать:

• персональные данные, позволяющие идентифицировать доверителя и его представителя (Ф. И. О., дата рождения, серия, номер и дата выдачи паспорта и др.);
• наименование и ИНН работодателя;
• перечень делегируемых полномочий: получение трудовой книжки, проставление подписей за доверителя в учётных документах и т. п.;
• подпись доверителя;
• образец подписи доверенного лица;
• дату и место составления доверенности;
• срок действия документа (по умолчанию — один год);
• визу нотариуса, руководителя компании или главврача медучреждения.

Образец доверенности на получение трудовой книжки

Доверенность не нужна, когда трудовую книжку умершего работника забирает его родственник. В законодательстве степень родства не оговаривается. Ничего не сказано и про необходимость подтвердить родственные отношения, но работодатель вполне может потребовать таких подтверждений. Ведь он должен удостовериться, что выдаёт трудовую книжку действительно близкому покойного, а не человеку с улицы.

Что грозит работодателю за задержку выдачи или невыдачу трудовой книжки

Если работодатель злонамеренно не отдаёт работнику трудовую книжку, тот вправе обратиться в трудовую инспекцию и прокуратуру.

Такое нарушение трудовых прав карается штрафом до пяти тысяч рублей для работодателей в статусе ИП и до 50 тыс. для юридических лиц.

Кроме того, работник через суд может потребовать оплатить ему дни вынужденного прогула за весь период с даты увольнения по день фактического получения трудовой книжки. Ведь формально в этом случае датой увольнения будет считаться та, когда он получил трудовую на руки. Вправе он взыскать с работодателя и пени за каждый день просрочки этой выплаты из расчёта 1/150 ставки рефинансирования Банка России.

Ответственности за задержку выдачи трудовой книжки у работодателя не возникает в таких ситуациях:

• если увольняемый в положенный день отсутствовал на работе и ему было своевременно, направлено уведомление о необходимости забрать трудовую или дать согласие на её отправку по почте;
• при увольнении за прогул;
• осуждение работника к наказанию, исключающему возможность далее исполнять служебные обязанности;
• увольнение по окончании беременности женщины, с которой по причине её положения работодателю пришлось продлить срочный трудовой договор после истечения его действия.

Разговоры о том, что трудовые книжки скоро окажутся упразднены, идут уже не первый год. Однако пока дела за этими словами не следуют, и трудовые книжки остаются обязательным атрибутом рабочих отношений. А значит, и все правила их ведения по-прежнему должны соблюдаться. Ведь даже если не возникают спорные ситуации с увольняемыми работниками, соблюдение канонов кадровой бюрократии может стать предметом плановой проверки контролирующих органов. И за выявленные во время неё нарушения компании придётся отвечать.

Выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ

Обычно официальное трудоустройство начинается с того, что новый работник передает работодателю свою трудовую книжку. В течение срока действия контракта она хранится в отделе кадров, а после его окончания – возвращается сотруднику.
Выясним, когда увольняемый сможет получить назад свою трудовую книжку, и какие записи в ней подтверждают факт работы гражданина в конкретной компании.

Трудовая книжка – документ, раскрывающий историю взаимоотношений работника и нанимателя. Официальное трудоустройство на основное место работы начинается с того, что новоиспеченный сотрудник передает свою трудовую книжку в отдел кадров. В течение всего периода службы в нее вносят сведения о кадровых перемещениях, поощрениях и взысканиях. А когда контракт специалиста заканчивается, этот документ ему отдают назад.

Возврат трудовой книжки при увольнении нужно жестко контролировать, поскольку он должен быть произведен в установленные законодательством сроки. В статье рассмотрим, как происходит выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ.

Нормативная база

В советской России обязательные трудовые книжки были введены в 1918 г. с целью оформления трудовых отношений при новом государственном строе. В течение последующих 20 лет они несколько раз видоизменялись и приобрели привычную нам форму в 1939 г. с вступлением в силу очередной редакции КЗоТ.

В 1958 г. в СССР появился документ, регламентирующий порядок заполнения трудовых книжек, который впоследствии несколько раз дополнялся и изменялся. Окончательную редакцию он приобрел к 1973 г. Дальнейшие редакции «Порядка ведения трудовых книжек» от 1974, 1975, 1984, 1990 гг. имели своей целью разъяснить порядок их учета и хранения.

Столь многочисленные доработки позволили создать внятную и прозрачную нормативную базу, которая с незначительными поправками используется и сегодня. В настоящий момент прием, ведение, хранение и выдача трудовой книжки при увольнении регламентируется:

• ТК РФ – статьями 66, 80, 140, 234;
• Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №255;
• Постановлением Минтруда и соцразвития от 10.10.2003 №69.

Порядок внесения записей

Наличие трудовой книжки при заключении контракта по основному месту работы обязательно (ст.65 ТК РФ). Поэтому в течение первых 3 дней после трудоустройства работник обязан сдать ее в отдел кадров компании либо уполномоченному лицу, назначенному быть ответственным за ведение и хранение трудовых книжек отдельным приказом.

В течение рабочего периода в трудовые книжки персонала вносятся записи о поощрениях и взысканиях в соответствии с нормами ст.66 ТК РФ. При прекращении трудового договора в документе делается итоговая запись о расторжении контракта с работником. Соответственно, в последний рабочий день кадровики обязаны выдать на руки сотруднику трудовую книжку. После ее получения уволенному следует убедиться в корректности ее заполнения, а именно:

1. Все внесенные записи должны быть заверены подписью руководителя компании либо замещающего его лица.
2. Каждая запись сопровождается оттиском печати отдела кадров либо общей печати организации.
3. Записи формулируются в соответствии с нормами законодательства.
4. Самой последней стоит запись об увольнении работника со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ.
5. В трудовых книжках, ведущихся на двух языках (русском и национальном, преобладающем в регионе) печатями заверяется каждая запись.

Неправильные формулировки в трудовой книжке чреваты претензиями персонала к компании. Если уволенный сотрудник обратится в суд с жалобой на работодателя, последнему придется исправить некорректные записи, а также возместить моральный и материальный ущерб обиженному работнику.

Выдача трудовой книжки

Чтобы разобраться, когда выдается трудовая книжка при увольнении работника, необходимо проанализировать ст.84.1 ТК РФ.

Организация обязана вернуть увольняющемуся документ в последний день его работы. Если же сотрудник в последнее время не работал, а получал сохраненный за ним средний заработок – трудовая книжка возвращается в последнюю дату, на которую за ним сохранялась эта выплата.

Процедура выдачи документа

К моменту увольнения работника в трудовую книжку должны быть внесены все записи. Их необходимо заверить печатью организации.

Факт передачи трудовой книжки фиксируется в специальном журнале и подтверждается собственноручной подписью работника. Если соответствующая виза отсутствует, наниматель не сможет доказать, что документ был возвращен уволенному.

После получения документа на руки необходимо проследить, чтобы уволенный также поставил свою подпись в личной карточке формы Т-2. Это будет дополнительным подтверждением факта передачи трудовой книжки. Вопрос о том, нужна ли расписка в ее получении, является спорным. На самом деле, работодателю достаточно получить подписи увольняемого в личной карточке и журнале учета трудовых книжек, чтобы исключить возможные претензии работника по поводу сроков выдачи документа.

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Расписка в получении трудовой книжки делается непосредственно в журнале учета. При этом уволенному достаточно написать следующую фразу: «Трудовую книжку в день увольнения на руки получил. Претензий к работодателю не имею».

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Отдельным документом расписка оформляется в том случае, если трудовую книжку получают родственники умершего работника. В этом случае им необходимо дополнительно предоставить документы, подтверждающие степень родства с покойным (свидетельства о рождении – детям, свидетельство о браке – супругу).

Как быть если сотрудник отсутствует в последний день работы

В такой ситуации следует руководствоваться положениями разд.4 Постановления Правительства №225. А именно: следует отправить увольняемому письмо с уведомлением о вручении, в котором сообщить о необходимости получения трудовой книжки либо подтвердить согласие на пересылку ее почтой. Отправлять документ без согласия работника нельзя.

Важно отметить, что отправка письма снимает с нанимателя ответственность за задержку выдачи документа. Если после его получения работник все же явился за трудовой книжкой, разумно оформить ее выдачу актом приема-передачи. В нем следует отметить, что уволенный был надлежащим образом извещен о необходимости забрать документ и допустил задержку по собственной инициативе.

Невостребованные персоналом трудовые книжки работодатель хранит у себя, соблюдая требования законодательства об архивном деле. Срок их хранения составляет 75 лет.

Заявление на выдачу трудовой книжки

Документ при увольнении выдается работнику в бесспорном порядке, никаких заявлений по этому поводу писать не нужно. Однако иногда сотруднику необходимо подтвердить свою трудовую биографию (например, для получения пенсии, кредита или социальной выплаты).

В этом случае получить трудовую книжку на руки можно только по письменному запросу. В нем формулируется причина, по которой необходимо забрать документ из организации, указывается, куда его нужно предъявить, а также сообщается, каким способом работодатель должен передать ее сотруднику (выдать лично или переслать по почте).

Особенности выдачи трудовой книжки

Передавать документ уволенному работодатель может несколькими способами. Перечислим основные и разберемся, какие ошибки чаще всего допускают сотрудники отдела кадров при передаче трудовой книжки сотруднику.

Лично в руки сотруднику

Самый простой и распространенный вариант – отдать трудовую книжку работнику, после того как он поставит свою подпись в получении документа в карточке Т-2, журнале учета трудовых книжек и в самой трудовой (подтвердив, тем самым, факт ознакомления с приказом об увольнении).

Кадровику необходимо проследить за тем, чтобы уволенный не только расписался в документах, но и проставил везде дату получения документа. Следует помнить, что отсутствие подписи даст повод проверяющим усомниться в факте выдачи документа, а работнику – обвинить компанию в неисполнении требований законодательства.

Доверенному лицу

Помимо работника, по его письменному заявлению документ может быть выдан другому гражданину, на имя которого выписана соответствующая доверенность. Сотрудник, который физически не может забрать документ, например, лечится в стационаре или длительно отсутствует в городе, вправе передать свои полномочия лицу, на имя которого выписана нотариальная доверенность. Обратите внимание, что без нее получение трудовой книжки другим человеком невозможно.

Правильно оформленная доверенность включает:

• место составления;
• дату выдачи;
• персональные данные и сведения о паспортах доверителя и доверенного лица;
• перечень операций, которые может совершать доверенное лицо (обязательно указать, что он имеет право забрать трудовую книжку и расписаться в ее получении);
• срок наделения полномочиями (если он не указан, доверенность действительна в течение 12 месяцев с даты выдачи);
• образец подписи доверенного лица.

Вопрос о допустимости выдачи трудовой книжки доверенному лицу решается на основании норм ст.185 ГК РФ. Специалист кадровой службы, выдающий трудовую книжку по доверенности, обязан указать ее реквизиты в личной карточке Т-2 и журнале учета.

Пересылка почтой

К этому способу не любят прибегать ни работодатели, ни сотрудники. Однако иногда отправка документа заказной бандеролью становится единственным вариантом. Возврат трудовой книжки работнику при увольнении почтой осуществляется в таких случаях, как перевод работодателя в другую местность, призыв работника на срочную службу и прочее.

Как уже говорилось выше, главное для кадровика – получить согласие бывшего работника на эти действия. Для этого достаточно собственноручно написанного заявления сотрудника с просьбой отправить документ почтой.

Отказ в выдаче трудовой книжки

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Нередко сотрудника, решившего уволиться, пытаются удержать противозаконными методами. Один из них – невыдача документа по надуманным причинам, например:

• приведение ревизии бланков строгой отчетности;
• передача трудовой книжки в офис организации, находящийся в другом городе;
• необходимость уточнения или корректировки внесенных записей.

Эти причины не являются уважительными, а значит, работодатель, всячески затягивающий выдачу документа, нарушает законодательство. Следовательно, он вполне может быть привлечен к административной ответственности.

Когда задержка является обоснованной

Перечислим причины несвоевременной выдачи документа, не влекущие наступление ответственности нанимателя:

• отсутствие увольняемого на рабочем месте в день окончания контракта;
• спорная ситуация, качающаяся даты или причины расторжения трудового договора, при которой работник сам отказывается получать документ.

В последнем случае вопрос, когда должны отдать трудовую книжку при увольнении сотруднику, отказывающемуся ее получать, приобретает особое значение. Поскольку принудить работника забрать трудовую книжку невозможно, а без его согласия передавать ее иным способом, например, отсылать почтой, запрещено, кадровику необходимо:

• составить акт о неявке уволенного за трудовой книжкой;
• отправить по месту регистрации работника письмо с уведомлением о необходимости явиться на предприятие для получения документа.

Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой

Если несмотря на все предпринятые действия сотрудник так и не пришел за документом, придется поместить его в личное дело уволенного, а последнее – отправить в архив. Факт передачи трудовой книжки в архив нужно подтвердить специальным актом.

Весь комплект кадровых документов подлежит хранению в течение 75 лет. Только по истечение этого срока их разрешено утилизировать.

Как быть если трудовую книжку не отдают

В первую очередь, необходимо попытаться урегулировать конфликт с работодателем в досудебном порядке. Можно написать повторное заявление на имя руководителя компании, где следует указать, что подобные действия нарушают права работника и призвать к соблюдению соответствующих норм ТК РФ. Документ отправляют заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если наниматель уклоняется от выдачи трудовой книжки, придется обращаться в надзорные органы. Перечислим их:

1. Трудовая инспекция – подать жалобу можно лично, на официальном портале в онлайн-режиме, по почте заказным письмом. Заявление будет рассмотрено в течение 1 месяца. Если факты, изложенные в заявлении, подтвердятся, на организацию, допустившую нарушение, будет наложен штраф. Помимо этого, трудовая инспекция выдаст предписание немедленно возвратить трудовую книжку работнику, а также выплатить ему компенсацию в размере среднего заработка за весь вынужденный период безработицы.
2. Прокуратура – в заявлении следует указать на грубое нарушение норм трудового законодательства, попросить о проведении проверки деятельности компании на предмет соблюдения норм ТК РФ и взыскании компенсации за задержку выдачи трудовой книжки.
3. Районный или городской суд – иск следует подавать в том случае, если обращение в предыдущие две инстанции не привело к желаемому результату. К заявлению, в котором подробно описываются все обстоятельства дела, следует приложить копии обращений в трудовую инспекцию и прокуратуру, письма, отправленного работодателю, корешок почтового уведомления, доказывающий, что заявитель предпринимал попытки вернуть трудовую книжку самостоятельно.

Поскольку очевидно, что в данной ситуации права работника грубо нарушены, суд однозначно встанет на его сторону. Помимо того, что судья обяжет нанимателя вернуть документ, он вынесет вердикт о необходимости выплаты денежной компенсации за вред, нанесенный действиями компании работнику.

Под вредом понимается невозможность трудоустройства в другую организации или постановки на учет в качестве безработного, что приводит к утрате доходов.

Ответственность нанимателя за несвоевременный возврат трудовой книжки

Хотя получение трудовой книжки работником при увольнении строго регламентировано, игнорирование требований законодательства в этом вопросе случается довольно часто. Между тем, гражданину, чьи права нарушены, следует знать, что согласно положениям ст.234 ТК РФ, нанимателя могут привлечь к ответственности за некорректно внесенную информацию об увольнении или причинение препятствий работнику в дальнейшем трудоустройстве.

Работник, которому не отдают трудовую книжку, вправе обратиться в Инспекцию по труду с жалобой на своего нанимателя.

При желании уволенный может обратиться в суд за компенсацией морального вреда, причиненного действиями работодателя. При должной законодательной базе иск имеет хорошую судебную перспективу, а размер компенсации за нарушение сроков выдачи трудовой книжки может доходить до нескольких десятков тысяч рублей.

Когда ответственность за несвоевременную выдачу документа не наступает

В некоторых случаях трудовая книжка при увольнении работника выдается с опозданием, но работодателя за это не наказывают. Это возможно, если:

1. Срок действия трудового контракта с беременной сотрудницей продлевался до окончания отпуска по беременности и родам.
2. Работник был уволен в связи с прогулом (необоснованным отсутствием на работе более 4 часов).
3. Сотруднику назначено наказание в виде лишения свободы.

В остальных случаях закон категоричен: выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ должна происходить точно в срок, не допускать передачу в чужие руки без соответствующим образом оформленной доверенности, фиксировать дату выдачи в соответствующих кадровых документах, а также обязывать работника расписываться за получение на руки.