Журнал учета кадровых приказов
Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии
Создание журнала регистрации заказов для персонала обычно происходит, когда в компании достаточно большой штат сотрудников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательной регистрации и контролю, в результате чего составляются отдельные сводные документы в виде журналов.
Расшифровка понятия «личный состав»
Персонал любой организации – это все, кто работает в ней по трудовому договору. Не имеет значения, работает ли человек постоянно или его работа временная, срочная или сезонная.
Соответственно, все приказы, отданные в отношении этих лиц, считаются личными приказами. Это могут быть заказы на
- работа, избыточность, отпуск, финансовый стимул, дисциплинарное производство, по вызову, перевод на другую должность и т. д.
На сегодняшний день список таких заказов открыт, а это значит, что кадровые службы любой организации вправе самостоятельно формировать свой список. В этом случае информация обо всех этих заказах должна фиксироваться в соответствующих журналах.
Единственным исключением является исполнительная «гора» компании – постановления о назначении директора и главного бухгалтера, а также других сотрудников, упомянутых в уставе, применяются к постановлениям, относящимся к основной деятельности юридического лица. Это означает, что их не следует заносить в журнал учета рабочих мест.
Зачем нужен журнал
Смысл журнала понять несложно: он позволяет систематизировать данные о поручениях руководства предприятий по отношению к его подчиненным, а также оптимизировать работу с ними.
Для полноты информации в журнале должны быть указаны все без исключения приказы, касающиеся личного состава предприятия, в хронологическом порядке.
При необходимости журнал помогает быстро найти нужный заказ, а также в случае сложных споров между работодателем и работником и передачи дела в трудовую инспекцию или суд дает возможность подтвердить или опровергнуть законность определенных действий каждой из сторон трудовых правоотношений.
Что необходимо фиксировать в документе
Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вводится ряд конкретной информации, в том числе дата выдачи каждого заказа, кратко – суть, ФИО сотрудника и т. д. Кроме того, журнал должен иметь дату начала создания и дату закрытия.
Соответственно, организация имеет право решать, нужно ли вести отдельные журналы для каждого типа заказа или достаточно, чтобы все заказы были занесены в один журнал.
Ответственный за ведение
Обычно обязанность вести журнал заказов возлагается на менеджера / специалиста по персоналу, адвоката и даже на секретаря, то есть сотрудника, который отвечает за кадровую документацию компании.
В любом случае, это должен быть сотрудник, который контролирует поток кадровых документов и имеет представление о том, как правильно вести такие записи.
Основные правила составления
Единой формы журнала не существует, поэтому сотрудники могут создавать его в любой форме или, если в организации разработаны и утверждены шаблоны документов, по его шаблону. В то же время этот документ должен содержать ряд обязательной информации. К ним относятся:
- название компании; дата открытия журнала, дата его окончания; должность, имя и фамилия сотрудника, ответственного за его руководство; условия хранения документов.
Лучше всего составить основную часть журнала в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них нужно ввести:
- номер заказа, дата выдачи; номер документа, его вид и содержание; Имя, фамилия и идентификационный номер соответствующего сотрудника; основание для выдачи заказа.
При необходимости таблицу можно дополнить другой информацией или, наоборот, сократить.
На что обратить внимание при оформлении
Как и в случае с содержанием журнала, его дизайн полностью зависит от составителей. Журнал может вестись как в простом рукописном, так и в электронном виде. Однако, если журнал хранится на компьютере, дублировать его на бумажном носителе нет необходимости. Если руководство компании сочтет необходимым сохранить документ в «живом» виде, для ведения журнала можно использовать как обычные чистые листы бумаги, так и фирменный бланк.
ВАЖНО: В заказе должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала заказов.
На письме ставится печать только в том случае, если в локальных актах компании указан стандарт заверения таких документов печатями.
Обычно эти журналы имеют довольно внушительные размеры и состоят из нескольких страниц. В таких случаях все страницы журнала должны быть пронумерованы, скреплены прочной нитью, дата документа должна быть написана снаружи и подпись ответственного лица должна быть подписана.
Как и сколько времени хранить журнал
Обычно журнал личных заказов ведется в отделе кадров компании в отдельном месте, недоступном для посторонних лиц.
Срок хранения документа определяется законодательством Российской Федерации или внутренними документами компании. Когда журнал теряет актуальность, его нужно уничтожить.
Как вести журнал регистрации приказов по личному составу?
На крупных предприятиях с солидной численностью сотрудников кадровые службы должны использовать журнал заказов на персонал. Это незаменимый документ для анализа и контроля заказов руководства организации. Использование журнала помогает кадровым службам быстро и качественно выполнять свою работу, поддерживать высокое качество документооборота.
Уважаемые читатели! В наших статьях рассказывается об общих способах решения юридических проблем, но каждый случай уникален.
Если вы хотите узнать, как решить вашу конкретную проблему, свяжитесь с нами через онлайн-консультацию справа или позвоните нам для бесплатной консультации:
Зачем нужен журнал?
Законодательство не наказывает отсутствие журнала основной деятельности компании, отсутствуют основные рекомендации по его оформлению. Компании развивают собственный формат журнала, руководствуясь Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
В журнале отражены все инструкции, данные руководством персоналу. Ведение такого документа позволяет отслеживать текущий заказ, хронологию выдачи, ориентацию и быстрый поиск необходимого заказа. Все действия сотрудников, выполняемые сотрудниками на предприятии, фиксируются в журнале.
В случае судебного спора между руководством компании и сотрудниками журнал предоставит важные доказательства.
Нужен ли такой дневник? Нет, но очень удобно. Однако если вы откажетесь хранить такой документ, вас никто не накажет.
Персонал – весь персонал компании (постоянный и временный), задействованный в кадровой сфере компании.
Официальные трудовые отношения между организацией и работником возникают при подписании контракта. После подписания договора между обеими сторонами сотрудник автоматически принимается в группу сотрудников.
Здесь вы можете подробно прочитать о том, что такое «штат» и «штатное расписание».
Что необходимо фиксировать в документе?
В журнал заносятся инструкции, важные для штатных сотрудников компании. Основными такими заказами являются:
- прием на работу, увольнение, перевод; декретный отпуск, увольнение с работы, ежегодный отпуск; перекрывать; командировка; изменение личных данных сотрудника; награды.
Приказы, относящиеся к менеджменту компании, в журнале не фиксируются.
Загрузите бесплатную форму журнала заказов для персонала.
Правила ведения
Обязанность вносить данные в журнал возлагается на сотрудника, который ведет учет кадровой документации. Обычно этим направлением деятельности занимаются сотрудники кадровых служб.
Письмо не является единым документом, но его структура должна соответствовать основным правилам оформления:
- дата начала / окончания работы над журналом; название компании; личные данные сотрудника, ведущего дневник; время хранения.
Основная часть обычно организована в виде таблицы, которая должна содержать следующую информацию:
- Дата документа; вид документа, его содержание и номер; личные данные сотрудника, его номер в табеле учета рабочего времени; причина.
Образец журнала:
Журнал может вестись в электронном или рукописном виде. При составлении рукописного журнала следует обращать внимание на необходимость защиты страниц от порчи и потери.
Страницы должны быть не только пронумерованы, но также прошиты, проштампованы и подписаны директором (доверенное лицо директора).
Срок хранения
Этот журнал обычно хранится в отделе кадров компании. Имеет отдельное место, изолированное от посторонних лиц.
Журнал имеет два периода хранения:
- 5 лет; 75 лет.
Срок хранения зависит от документов, содержащихся в журнале. Некоторые документы необходимо хранить 75 лет, другие нужно выбросить через 5 лет. Поэтому многие организации ведут два журнала.
Журналы с отпускными, дежурными и поощрительными приказами хранятся 5 лет. Но инструкции по найму, увольнению и переводу сотрудников следует хранить в журнале, который хранится 75 лет.
Использование журнала повышает профессионализм и эффективность кадрового документооборота в компании. Ведение журнала позволяет быстро и качественно анализировать выданные заказы и проводить профессиональный контроль.
Несмотря на отсутствие жестких требований в положении о журнале, это основной и необходимый документ на любом предприятии.
Посмотрите видео о заказах персоналу:
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить вашу проблему – звоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!
Загрузка...