Выплата суточных при командировке на один день

Командировка на один день: как оплачивается

Закон (ст. 166 ТК РФ) не ограничивает продолжительность служебной командировки ни минимальным, ни максимальным сроками. Это означает, что срок командировки определяется исключительно работодателем с учетом характера служебного поручения работнику. Следовательно, однодневное командирование работника не противоречит закону.

Однодневная командировка. Что это за поездка?

Однодневная командировка предполагает, что работник направлен в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее – Положение об особенностях).

При этом целесообразность ежедневного возвращения определяется работодателем исходя из следующих факторов:

• насколько велико расстояние от рабочего места до места командировки;
• достаточно ли развито и доступно транспортное сообщение между этими местами;
• позволяет ли служебное поручение командированного работника выполнить его быстро и качественно за короткое время;
• сможет ли работник полноценно отдохнуть после выполнения служебного поручения и возвращения домой, чтобы на следующий день выйти на работу и трудиться.

Командировочные расходы за один день командировки

В отношении однодневной командировки действуют общие правила статей 167, 168 ТК РФ о гарантиях, но с некоторыми изъятиями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возмещаются всегда при предоставлении проездных документов, равно как и иные расходы, понесенные с разрешения/ведома работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются лишь в случаях, когда по согласованию с руководителем организации работник по окончании рабочего дня остается в месте командирования, и при предоставлении соответствующих документов (чеков из гостиницы, договоров с собственником жилья и т.п.).

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения об особенностях.

Если же работник командирован на один день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определяемой локальным нормативным актом о командировках (п. 20 названного Положения, ст. 168 ТК РФ).

Суточные при однодневных командировках в 2016 году изменений не претерпели, хотя существовал законопроект об их отмене. Возможно, это произойдет в следующем году. Но, пока этого не произошло, прежние правила остаются в силе.

Платятся ли суточные за 1 день командировки?

Тем не менее работодатель имеет возможность выплатить командированным на один день аналог суточных расходов.

Если в локальном положении организации о командировках (или соответствующем приказе) установить возможность выплаты компенсации взамен суточных при командировках на один день, то работники не будут обижены. Только следует избегать слова «суточные» в названии этой выплаты.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.

Второй этап оформления командировки на один день – выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях). Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.

Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.

Как оформить и оплатить однодневные командировки

Выполнение служебных поручений вне постоянного места работы – служебная командировка — может длиться и один день. Законодатель не устанавливает минимальные сроки для командировок, отмечая лишь, что работник должен быть оформлен в организации по трудовому договору (срочному, бессрочному, договору совместителя) и выполнять в ходе командировки служебное задание. Многие работодатели и работники уверены, что оформлять однодневную командировку нет необходимости, но это ошибочное мнение. В ходе однодневной командировки возникают нюансы, которые обязательно должны быть отражены в рабочих документах фирмы, иначе пострадают интересы одной из сторон.

Что учесть и как оформить?

Поскольку командировка на один день отличается от многодневной лишь сроком пребывания работника в разъездах, оформляется она обычным порядком, узаконенным Положением о командировках (пост. Правительства №749 от 13/10/08).

По смыслу п. 11 этого документа понятно, что однодневной законодатель называет командировку, из которой сотрудник может возвращаться каждодневно к месту, где постоянно проживает.

Работодатель должен самостоятельно определить, целесообразно ли такое возвращение для работника, с учетом:

• расстояния до места выполнения служебного поручения;
• реальной возможности воспользоваться транспортом, чтобы вернуться в тот же день;
• объема и сложности служебного поручения.

Необходимо учитывать и тот факт, что работник на следующий день должен явиться на службу отдохнувшим, значит, у него должно остаться время на полноценный сон.

Порядок оформления однодневной командировки стандартный:

1. Издание приказа о командировке. Здесь указываются срок, цели поездки, порядок оплаты, согласно ЛНА о командировках фирмы, и другие сведения, необходимые кадровой, бухгалтерской службе для оформления и расчета командировочных.
2. Выдача аванса командированному лицу – наличными или перечислением на карту, согласно ЛНА.

Хотя это не является обязательным, многие фирмы ведут журнал учета командированных, что особенно актуально, если организация крупная и часть работников постоянно находятся в служебных разъездах. Порядок, закрепленный в ЛНА, может предусматривать и выдачу служебного задания, даже на один командировочный день.

Если командируется внешний совместитель, такую ситуацию тоже лучше заранее предусмотреть в ЛНА. Как правило, требуется его письменное согласие на однодневную (как и на многодневную) командировку; от фирмы – справка о направлении в командировку. Командированному необходимо решить производственные вопросы по основному месту работы, к примеру, взять на это время отгул.

В табеле учета рабочего времени однодневная командировка обозначается «К» или «06».

После возвращения работник на общих основаниях сдает авансовый отчет с приложением первичных оправдательных документов на понесенные расходы.

Важно! Нельзя отправлять даже в однодневные командировки беременных; имеющих детей до трех лет – только с их согласия; одного родителя (опекуна), воспитывающего малолетнего ребенка; сотрудников, ухаживающих за больными родственниками; заключивших ученический договор, кроме целей ученичества (ст. 259, 203, 268, 264 ТК РФ).

Как оплатить?

Время командировки считается рабочим, поэтому день, проведенный вне постоянного рабочего места, должен быть оплачен по среднему заработку сотрудника (ст. 167 ТК РФ).

Кроме того, в общем случае компенсируются следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

• на проезд;
• по найму жилья;
• суточные;
• иные, прописанные в ЛНА, согласованные с руководством, расходы по командировкам.

При этом затраты на жилье, по договоренности с работодателем, будут возмещаться, если работник остается вне места проживания на ночь (к примеру, транспортное расписание таково, что он не успевает приехать домой и отдохнуть накануне следующего рабочего дня).

Что касается суточных, то их при однодневной командировке по России не выплачивают (Положение о командировках, п. 11 абз. 4). Можно прописать для однодневных рабочих поездок особую выплату в локальном акте фирмы, не прибегая к термину «суточные». Такую выплату можно назвать «компенсацией», однако следует иметь в виду, что по ст. 217 НК РФ сумма выше 700 руб. в день может быть признана доходом работника и на нее налоговики обяжут начислить НДФЛ, взносы, доначислить прибыль на сумму не принятых затрат по командировке.

В статье 217 НК РФ говорится именно о суточных, поэтому вопрос, считается ли компенсация в данном случае суточными и распространяется ли на нее указанный лимит, спорный. Решение принимает работодатель.

Судебная практика здесь носит неоднозначный характер, однако есть Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г., где говорится, что суточные за однодневную рабочую поездку, прописанные в ЛНА, следует включать в затраты. Ведь работник отправляется в командировку по решению работодателя, а не по собственной инициативе.

При однодневных зарубежных поездках нужно платить суточные, но в половинном размере от установленной организацией ежедневной нормы (Положение о командировках, п. 20). Эти нормы могут быть фиксированными для всех зарубежных поездок, а могут устанавливаться фирмой в зависимости от страны пребывания. Ежедневный лимит, позволяющий не удерживать НДФЛ и не начислять взносы, — 2500 рублей (выплачивается в валюте соответствующего государства).

Средний заработок: меньше или больше?

Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок в день командировки. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как считать — всегда по среднему заработку, или оплачивать день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?

По умолчанию расчет за однодневную командировку ведется согласно правительственному Постановлению №922 от 24/12/07 г. Документ регламентирует порядок исчисления средней заработной платы (определение расчетного периода, исчисление среднедневного заработка). Однако если работник был на больничном долгий срок или по другой, указанной в ТК РФ, причине, отсутствовал на работе в предшествующий год, его средний заработок, по сравнению с текущей тарифной ставкой, расчетом по окладу за месяц, может быть ниже.

Тогда работнику нужно произвести доплату (Минтруд, письмо №14-1/ООГ-7105 от 3/08/16 г.). Чиновники настаивают, что такая возможность для «пострадавших» сотрудников должна быть прописана в ЛНА.

Пример (данные взяты условно). Сотрудник, направленный в однодневную командировку, предшествующий перед ней год был в очередном отпуске, затем взял отпуск за свой счет и, кроме того, болел. Его средний заработок за день составил 1500 рублей. Среднедневной размер оплаты за месяц командировки, исходя из оклада сотрудника, составил 1600 рублей. Согласно Положению о командировках, ему будет оплачен день отсутствия в связи с рабочей поездкой в размере 1600 рублей.

Если дневной размер оплаты при тех же условиях меньше, например, 1400 рублей, работнику начислят 1500 рублей.

Суточные при командировках в 2022 году. Сколько платить работникам?

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

• 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
• Суточные по России = 700 руб.
• Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам .

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Размер суточных при командировке на один день в 2019-2022 годах

Считается ли однодневная поездка командировкой

В положении «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — положение № 749), минимальное количество дней командировки не определено. Это означает, что любой случай отъезда сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения определенных функций в интересах предприятия вне места его постоянной работы будет считаться командировкой.

При этом в абз. 3 п. 3 положения № 749 указывается, что если деятельность сотрудника и так связана с постоянными отъездами либо работа имеет связанный с частыми поездками характер, то любая служебная поездка не является командировкой.

Как рассчитать суточные за один день командировки в 2019-2022 годах

Согласно ст. 167 ТК РФ командированному сотруднику гарантируются:

1. Сохранение среднего размера заработка, который рассчитывается исходя из размера среднедневного заработка.

В соответствии с п. 9 положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее — положение № 922), среднедневной заработок рассчитывается по формуле:

ЗПод — размер зарплаты за фактически отработанные в расчетном периоде дни в рублях;

Пр — сумма премий и вознаграждений в рублях (п. 15 положения № 922);

Дфо — отработанное за расчетный период время в днях.

Командированному, работающему по совместительству, сохраняется средний заработок, получаемый от работодателя, направившего его в однодневную командировку. Если же совместитель отправился в командировку по решению обоих работодателей, то заработок сохраняется по двум местам работы. При этом компенсационные расходы выплачиваются двумя работодателями в согласованных ими частях (п. 9 положения № 749).

2. Компенсация всех расходов, понесенных в связи со служебной необходимостью во время командировки.

К таким расходам относятся:

• непосредственно имеющие отношение к командировке расходы, подтвержденные сопроводительными документами;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства, — суточные.

Размер суточных устанавливается работодателем самостоятельно, но не меньше минимального. Для госучреждений минимальный размер суточных составляет 100 руб. (подп. «б» п. 1 постановления Правительства от 02.10.2002 № 729). Но предприятие может увеличить этот размер за счет своих внутренних резервов. Что касается частных компаний, то размер суточных может быть любым, при этом не облагаемый НДФЛ и страховыми взносами максимум составляет 700 руб. (абз. 12 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Полагаются ли суточные за однодневную командировку

Ответить на вопрос о правомерности расчета суточных за однодневную командировку без углубления не только в нормативные акты, но и в сложившуюся судебную практику довольно сложно.

Что такое суточные

В соответствии с пп. 10, 11 положения № 749 под суточными понимаются затраты, связанные с оплатой услуг по проживанию командированного, когда он находится в командировке по служебной необходимости. При этом в абз. 4 п. 11 положения № 749 уточняется, что если сотрудник, находясь в командировке, может в тот же день вернуться домой, то суточные ему не выплачиваются.

Аналогичное правило действует и в отношении работников частных организаций. Так, согласно ст. 168 ТК РФ под суточными понимаются дополнительные расходы, связанные с проживанием по адресу, который не совпадает с местом постоянного жительства командированного. Такое же определение понятия «суточные» поддержали и судьи Верховного суда России в своем определении от 26.04.2005 № КАС05-151. И если сотрудник, отправленный в командировку, может ежедневно приезжать домой, то суточные ему не полагаются.

Когда выплачиваются суточные

В п. 11 положения № 749 оговаривается такой момент — если руководитель компании примет решение, что сотруднику, отправленному в однодневную командировку, возвращаться в тот же день домой нецелесообразно по причине плохих условий транспортного сообщения, долгой дороги домой, из-за чего работник не сможет нормально отдохнуть перед выходом на работу, тогда суточные будут выплачены.

И пойти на такое решение работодателя заставляет необходимость выполнения своих обязанностей, прописанных в ч. 2 ст. 22 ТК РФ. К ним относится и обязанность обеспечения сотруднику приемлемых бытовых условий, связанных с выполнением последним своих трудовых функций.

Особенности выплаты суточных при однодневных командировках

Несмотря на неясности в законодательстве, на практике суточные при однодневных командировках в 2019-2022 годах, как правило, компенсируются. Так, многие компании под суточными подразумевают расходы командированных сотрудников на питание и иные траты, которые возмещаются работодателем.

При этом контролирующие органы, проверяя законность отражения расходов в налоговом учете, с выводом работодателей не согласны и требуют исключить из возмещаемых сотруднику расходов на командировку затраты на питание. Оспаривая мнение налоговиков (которое, как правило, отображается в акте проверки) в суде, предприятия-налогоплательщики могут полагаться на благоприятное решение спора.

Существует положительная судебная практика по данному вопросу, в которой судьи приходят к выводу, что работодатели могут заменить суточные оплатой питания командированных, в т. ч. в однодневных командировках. Такие выводы содержатся, в частности, в постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12, а также в ряде решений федеральных судов (например, постановление ФАС Московского округа от 16.07.2007 № КА-А40/6799-07). Судьи считают, что отправленный по распоряжению руководителя (а не по своей воле) в командировку сотрудник несет дополнительные расходы, связанные в том числе с оплатой питания. Дополнительные расходы, связанные со служебной командировкой и осуществленные с ведома или разрешения работодателя, подлежат возмещению согласно ст. 167, 168 ТК РФ и не являются доходом работника.

Налоги и взносы с суточных при однодневной командировке

Во избежание разногласий с налоговой инспекцией в вопросе, какие расходы следует или не следует считать суточными, важно правильно рассчитать налоги и правильно оформить существующие расходы, которые, как известно, уменьшают налогооблагаемую базу.

Какими документами оформляются суточные командированных на 1 день сотрудников

Что касается правильного документального оформления, то работодатель должен в локальном нормативном акте подробно описать все нюансы по расчету и оплате суточных и иных расходов сотрудников во время их пребывания в однодневных командировках.

В ст. 168 ТК РФ имеется указание, что порядок и размер возмещаемых командированным работникам расходов должны быть прописаны в коллективном договоре или ином локальном документе. К последнему можно отнести принятие положения о командировках на предприятии. Указанное положение должно быть утверждено приказом руководителя.

Как составить положение о командировках, вы можете прочитать в нашей статье.

Обоснование сотрудником понесенных им трат, связанных с выполнением служебного задания в командировке, может содержаться в служебной записке, предоставляемой работодателю при возвращении из командировки с приложением всех подтверждающих документов.

Правила удержания налогов и страховых взносов при учете расходов на выплату суточных

Налог на прибыль.

При отображении суточных в составе расходов при расчете налога на прибыль налогоплательщик должен помнить, что их целесообразно отображать как иные расходы, связанные с реализацией/производством (подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

По вопросу учета при налогообложении прибыли компенсационных выплат взамен суточных при однодневных командировках мнение Минфина и ФНС уже долгие годы остается неизменным. Такие выплаты можно учесть в расходах только при условии их документального подтверждения (письма Минфина от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005, от 26.05.2015 № 03-03-06/30062). При этом Минфин акцентирует внимание на том, что приказ о направлении в командировку и служебное задание не являются документами, подтверждающими фактически произведенные расходы.

НДФЛ.

Если командированный сотрудник предоставит по возвращении из однодневной командировки все подтверждающие документы по своим тратам в служебных целях, то удерживать НДФЛ с суточных не потребуется.

Если же документы по какой-либо причине не могут быть предоставлены, то от удержания налога с доходов физлиц освобождается размер суточных (т. е. компенсационных расходов, связанных с командировкой), который не превышает 700 руб. для командировок внутри страны (письмо Министерства финансов от 01.03.2013 № 03-04-07/6189). Вместе с тем в письме от 17.05.2018 № 03-15-06/33309 Минфин указал, что выплаты при однодневных командировках нельзя квалифицировать как суточные, поэтому не облагать их НДФЛ можно только при наличии документального подтверждения. Таким образом, возможно, налогоплательщику придется отстаивать свою точку зрения в суде, апеллируя к постановлению Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12.

Выплаты, произведенные командированному в виде сохраняемого за ним среднего заработка, облагаются страховыми взносами. Что касается компенсационных выплат командируемому на 1 день сотруднику, то и ФСС, и Минфин настаивают, что такие выплаты облагаются страховыми взносами (письма Фонда соцстраха от 02.07.2013 № 15-03-14/05-6357, Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).

В то же время если налогоплательщик решит оспорить решение контролирующих органов о доначислении страховых взносов с суточных при однодневной командировке в суде, то у него есть возможность полагаться на благоприятное для себя решение суда. В определении ВАС России от 14.06.2013 № ВАС-7017/13, а также в ряде решений арбитражных судов (например, постановлении АС Поволжского округа от 09.11.2018 № Ф06-38703/2018), содержится вывод, что выплаты, носящие компенсационный характер, не подлежат обложению страховыми взносами. Однако следует учитывать, что сложившаяся в настоящее время судебная практика относится к периоду действия закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

В абз. 4 п. 11 положения № 749 четко указывается, что если командированный на один день работник имеет возможность в тот же день вернуться домой (к своему основному месту жительства), то ему не положена выплата суточных. Но на основании ст. 168 Трудового кодекса работодатель вправе предусмотреть в коллективном договоре или ином локальном акте (к примеру, в положении о командировках) возможность компенсационных выплат взамен суточных даже за те командировки, из которых командированный может в тот же день вернуться домой.

Размер суточных для сотрудников, направляемых в командировку на 1 день, устанавливается в каждой компании индивидуально. Он должен быть не меньше минимального: для госучреждений это 100 руб., а для других предприятий — любой.

Больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».

Суточные за однодневные командировки не облагаются НДФЛ

Удерживать или нет налог на доходы с физических лиц с суточных при однодневной командировке – вопрос, который долгое время не имел однозначного ответа. В комментируемом письме Минфин России прислушался к мнению арбитражных судей и изменил свою позицию в пользу компаний. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 01.03.13 № 03-04-07/6189)

Скачать ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 01.03.13 № 03-04-07/6189

Возмещение командировочных расходов

При направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также возмещаются расходы, связанные с поездкой (ст. 167 ТК РФ).

В частности, организация обязана компенсировать сотруднику (ст. 168 ТК РФ):

– расходы на проезд;

– расходы на наем жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Также следует отметить, что суточные выплачиваются за каждый календарный день поездки. Например, если работник улетел в 22.00 сегодня, а вернется в 08.00 на следующий день, срок его командировки составит два дня, и соответственно суточные должны быть выплачены за это время;

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Примером таких затрат можно назвать оплату услуг такси, телефонных переговоров, расходов, связанных с обменом валюты, и др.

Обратите внимание: перечень, порядок и размеры возмещения затрат, связанных со служебными коман-дировками, которые нужно возместить работнику, законодательством не ограничены; они определяются коллективным договором или локальным нормативным актом – приказом руководителя или положением о командировках.

НДФЛ с командировочных

Правда, суточные освобождаются от НДФЛ не в полном размере, а в пределах лимита: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2,5 тыс. руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Положены ли суточные при командировке на один день?

Помимо Трудового кодекса оплата командировочных расходов регламентирована Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Пра-вительства РФ от 13.10.08 № 749. Данный нормативный документ не обязывает компанию выплачивать суточные, если работник возвращается домой в тот же день, когда он был направлен в командировку (п. 11).

Таким образом, сотруднику, направляемому в командировку сроком на один день, выплата суточных не положена (определение Верховного суда РФ от 26.04.05 № КАС05-151).

Значит, при направлении работника в командировку, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплаты, именуемые суточными, с точки зрения трудового законодательства таковыми не являются.

Положение о том, что выплаты при однодневных командировках не являются суточными, следует соблюдать и в целях обложения таких выплат страховыми взносами. Органы контроля (ПФР и ФСС России) при проверках настаивают на обложении суточных, если они не признаются таковыми в смысле выплат, определенных трудовым законодательством. Что подтверждается судебной практикой не в пользу организаций (постановление ФАС Поволжского округа от 31.05.12 № А12-15578/2011).

Налог с суточных

Денежные средства, которые выплачиваются работникам при их направлении в командировку на один день, хотя и не считаются суточными по трудовому законодательству, тем не менее представляют собой возмещение расходов, связанных с необходимостью выполнения трудовых функций вне места постоянной работы.

Поэтому такие платежи не могут быть признаны доходом или экономической выгодой работника, а значит, не должны облагаться налогом на доходы физических лиц. Именно такой, положительный для компаний, вывод сделал Президиум ВАС РФ в постановлении от 11.09.12 № 4357/12.

Стоит отметить, что до принятия этого постановления Минфин России полагал, что раз выплаты за один день командировки не соответствуют понятию суточных, то их следует облагать НДФЛ (письмо от 04.09.09 № 03-04-06-01/230).

Арбитражная практика по данному вопросу была неоднозначной. Некоторые арбитры поддерживали налоговиков (постановления ФАС Поволжского от 16.03.07 № А65-5696/06, Волго-Вятского от 31.10.06 № А82-6004/2004-27 округов), другие были на стороне компаний (постановления ФАС Московского от 03.04.12 № А40-73890/11-91-314, Западно-Сибирского от 02.09.11 № А70-10656/2010 округов).

В рассматриваемом письме представители ведомства согласились с мнением ВАС РФ и разрешили считать суточные за однодневные командировки прочей предусмотренной законом компенсацией и соответственно не удерживать с таких выплат НДФЛ.

Однако все же с небольшой оговоркой.

Минфин России указал, что такие выплаты должны нормироваться по аналогии с суточными. То есть освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2,5 тыс. руб. при нахождении в загранкомандировке.

Суточные при командировке

Бухгалтеры часто спрашивают, как правильно рассчитать суточные в командировке. Особый интерес вызывают суточные при поездках за границу, в том числе в страны СНГ, в 2022 году. Мы постарались дать ответы на все самые важные вопросы, связанные с расчетом и выплатой суточных.

Виды командировочных расходов

Работодатель, который направляет сотрудника в командировку, обязан возместить ему командировочные расходы. Эти расходы перечислены в статье 168 ТК РФ . К ним относятся:

• стоимость проезда;
• затраты по найму жилья;
• суточные (т.е. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства);
• иные издержки работника, согласованные с работодателем.

Таким образом, суточные являются одним из видов командировочных расходов, которые организация или ИП должна компенсировать своему сотруднику.

Размер и нормы суточных при командировках

Суточные необходимо выплачивать за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положение о командировках).

Величина суточных не ограничена. Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. Главное, отразить выбранный вариант в локальном нормативном акте организации, например, в положении о командировках.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

СПРАВКА. Работодатель вправе утвердить разные величины суточных для отдельных категорий сотрудников. В частности, суточные директора могут быть больше, чем суточные менеджера. При загранкомандировках размер суточных может отличаться в зависимости от страны, в которую направлен сотрудник.

Однако существуют нормативы, которые применяются при расчете НДФЛ и страховых взносов. Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы. Нормативы для командировок по России отличатся от нормативов, установленных для служебных поездок за границу (подп. 3 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ ).

Командировка по России

Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).

Рассчитывайте зарплату командированного работника в веб-сервисе Рассчитать бесплатно

Командировка за границу

Суточные освобождаются от НДФЛ и взносов в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке.

ВАЖНО. При следовании сотрудника в зарубежную командировку день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в загранкомандировке. При возвращении из такой поездки день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в командировке на территории России. Даты пересечения границы нужно определять по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте (п. 18 Положения о командировках).

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.). От налога на доходы освобождена сумма: за первые 5 дней — 12 500 руб.(2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб. Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 4 800 руб.(18 000 руб. – 12 500 руб. – 700 руб.).

В страны СНГ

Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).

Пример расчета суточных при командировке в Казахстан в 2022 году

Работник выехал в командировку в Казахстан 18 мая 2022 года, а вернулся обратно 22 мая 2022 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).

Из проездных документов следует, что 18 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 20 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 18 мая и 19 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 20 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.

Обратно работник вернулся 22 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 22 мая считается днем, проведенным в России.

Получается, что дни, проведенные в России — это 18 мая, 19 мая и 22 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 20 мая и 21 мая (итого 2 дня).

От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).

Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

Суточные при однодневных командировках

Если командировка длится всего один день, то суточные работнику не полагаются. Об этом прямо сказано в пункте 11 Положения о командировках. Но многие организации и предприниматели все же выплачивают суточные даже при однодневных служебных поездках. Нужно ли платить с них НДФЛ и взносы?

В Минфине России считают, что все зависит от наличия подтверждающих документов. Если работник их представил, то выплату при однодневной командировке хоть и нельзя признать суточными, зато можно отнести к другой категории командировочных расходов. А именно, к иным издержкам, согласованным с работодателем. Тогда выплата в полном объеме освобождается от налога на доходы и взносов (письмо от 17.05.18 № 03-15-06/33309; см. « НДФЛ с «суточных» при однодневной командировке: Минфин изменил свою позицию »).

Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним

Деньги на командировку выдают работнику перед началом служебной поездки в кассе, либо перечисляют на карту. При загранкомандировке суточные можно выплатить либо в валюте, либо в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму, предназначенную для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней. Для этого нужно оформить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие указанные траты. Деньги, которые остались неизрасходованными, работник обязан вернуть работодателю (п. 26 Положения о командировках).

Расходы в валюте при загранкомандировке нужно пересчитать в рубли:

• если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег (письмо Минфина России от 22.01.16 № 03-03-06/1/2318; см. « Минфин напомнил, как определить курс валюты в целях учета затрат на оплату проживания в загранкомандировке »);
• если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты (письмо Минфина России от 15.06.11 № 03-03-06/1/347; см. « Минфин: курс валюты, приобретенной работником в загранкомандировке, определяется по документам на ее покупку »);
• если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях (письмо Минфина России от 03.09.15 № 03-03-07/50836; см. « Как пересчитать валюту в рубли, если командированный работник не представил документы на ее покупку »).

Отчитываться по суточным сотрудник не должен, поэтому суточные не надо оформлять как подотчетные средства. Их следует просто выдать работнику.

ВНИМАНИЕ. Выплату взамен суточных при однодневной командировке нужно передать работнику под отчет наравне с деньгами на проезд и на другие командировочные расходы. Впоследствии сотрудник обязан отчитаться по такой выплате, предъявив в бухгалтерию подтверждающие документы.

Налогообложение суточных

Командировочные расходы, в том числе суточные, можно учесть при налогообложении прибыли в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ). Налогоплательщики на УСН с объектом «доходы минус расходы» также вправе списать суточные при командировках (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ). Выплаты взамен суточных при однодневных служебных поездках можно учесть, только если работник представил подтверждающие документы.