Порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций

Установленный Центробанком порядок ведения операций по кассе обязателен для всех организаций и предпринимателей, независимо от налогового режима, который они применяют. Важные изменения произошли в августе 2017 г., когда порядок ведения кассовых операций в РФ был обновлен, и об этом мы уже писали ранее, а здесь рассмотрим основные правила ведения кассы и порядок бухучета операций с наличностью.

Правила ведения кассовых операций

Движение наличных денежных средств присутствует практически у каждого субъекта предпринимательской деятельности, при этом вся «наличка» должна проходить через его кассу. Расчетно-кассовые операции – это прием и выдача наличных денег, все расчеты наличными между фирмами и/или ИП, а также их наличные расчеты с банками и физлицами, в том числе с собственными сотрудниками.

Вести кассовые операции должен кассир, или иной сотрудник, назначенный руководителем, либо сам руководитель. В зависимости от объемов и количества касс, кассиров может быть несколько, все они материально ответственны.

В РФ нормативное регулирование кассовых операций осуществляется Центробанком. На сегодня основные правила заключены в следующих документах:

• Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 о порядке ведения кассы юрлицами, и упрощенном ее ведении ИП и субъектами малого бизнеса (СМП);
• Указание Центробанка № 3073-У от 07.10.2013 о лимите наличных расчетов между юрлицами и ИП.

Фирма и ИП самостоятельно определяют:

• каким образом будет обеспечена сохранность наличных денег при хранении и транспортировке,
• порядок и сроки проверок «налички» в кассе.

Организация должна установить приказом руководителя предельную сумму, которая может оставаться в кассе на конец дня – лимит кассы. Сверхлимитные деньги должны сдаваться из кассы в банк, за исключением дней зарплаты и выходных (если в выходные проводятся операции). Лимит рассчитывается по одной из двух формул: из объема выручки, или из объема выдачи наличных (приложение к Указаниям № 3210-У). ИП и СМП могут не устанавливать лимит кассы, накапливая свою выручку без ограничений.

Существующий на сегодня порядок ведения кассовых операций, ограничивает расчеты «наличкой» между субъектами предпринимательства суммой в 100 тыс. руб. по одному договору. Этот лимит действует для юрлиц и ИП, и не касается расчетов с обычными физлицами.

Документальное оформление кассовых операций

Любая кассовая операция должна оформляться первичными учетными документами. Исключение сделано только для ИП, ведущих учет своих налоговых показателей, согласно НК РФ (например, в КУДиР) – кассовые документы они могут не заполнять (п. 4.1. Указаний ЦБ РФ № 3210-У).

Формы кассовой «первички» унифицированы, они утверждены постановлениями Госкомстата № 88 от 18.08.1998, № 1 от 05.01.2004 и согласованы с Центробанком, самостоятельно разработанные бланки использовать для кассовых операций нельзя. Кассовые документы можно заполнять вручную на бумаге, не допуская исправлений, или электронно, с помощью спецпрограмм.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации предусматривает оформление операций по кассе следующими документами:

• Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) – применяется при поступлении наличных денег в кассу. ПКО состоит из двух частей, одна из которых – отрывная квитанция, передаваемая вносителю денег. ПКО заверяется подписями главного бухгалтера и кассира. Через ПКО в кассу поступают все деньги, в том числе и выручка, полученная с применением ККТ.
• Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) – заполняется на выдачу денег из кассы. В отличие от «приходника», РКО содержит еще и расписку о получении денег, где получателем указывается сумма прописью, дата получения, ставится подпись, а также вносятся реквизиты документа, удостоверяющего его личность. Кроме кассира и главбуха РКО подписывает руководитель организации.
• Кассовая книга (форма № КО-4) отражает ведение кассы и заполняется на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Кассир, или иной уполномоченный сотрудник, в день, когда есть операции, делает в книге записи о приходе и расходе денежных средств в кассе, в конце дня сверяет записи с данными ПКО и РКО, выводит обороты и остаток наличных денег, ставит свою подпись. Главбух контролирует ведение кассовой книги. Все листы книги заранее нумеруются и прошиваются, а при электронном заполнении принимаются меры для защиты информации от изменений.
• Расчетно-платежная ведомость и ведомость (формы № Т-49 и № Т-53) применяются для выдачи зарплаты сразу нескольким работникам. Получив деньги, каждый из них расписывается в ведомости напротив своей фамилии и суммы. После выплаты зарплаты к ведомости составляется общий РКО на всю выплаченную сумму. Неполученная зарплата депонируется.

Кассовые документы должны храниться в организации минимум 5 лет, а зарплатные ведомости при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

Бухгалтерский учет кассовых операций

Для ведения бухучета операций по кассе предприятия используется счет 50 «Касса» (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), к которому при необходимости можно открыть субсчета, в том числе:

• 50.1 «Касса организации» для учета наличных денег. Если фирма проводит операции с инвалютой, для каждого ее вида открывают отдельный субсчет;
• 50.2 «Операционная касса» применяется в основном организациями связи и транспорта для учета денег в кассах вокзалов, пристаней, отделений связи и т.п.;
• 50.3 «Денежные документы» для учета хранящихся в кассе оплаченных авиабилетов, почтовых марок и иных подобных документов.

По дебету счета 50 учет кассовых операций предполагает отражение поступления «налички» в кассу предприятия, к примеру:

• по дебету счета 50 и кредиту счета 71 отражаются неизрасходованные подотчетные деньги, которые сотрудник вернул в кассу;
• дебет счета 50 и кредит счета 62 – поступление наличной оплаты за товары или услуги от покупателей и заказчиков и т.д.

Расходные кассовые операции отражаются по кредиту счета 50, например:

• сумма, выданная в подотчет сотруднику, будет проведена по дебету счета 71 и кредиту счета 50;
• по дебету счета 70 и кредиту счета 50 отражается выплата зарплаты сотрудникам;
• оплата товаров и услуг поставщикам наличными проводится по дебету счета 63 и кредиту счета 50 и т.д.

Остаток по счету 50 должен равняться сумме денежных средств в кассе. Он не может быть отрицательным, а наличие «кредитового» сальдо по счету означает, что в учете допущена ошибка.

Кассовые операции

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указания)). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ ):

• для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для ее должностных лиц и ИП – от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2022 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы – допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей статье.

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС.

Кассовые операции в 2022 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2022 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У ). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У ).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (далее – ПКО (Форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)), расходование денег из кассы – расходным кассовым ордером (далее – РКО (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)).

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания, п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 ).

Кассовые операции: кто подписывает документы

Кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир (п. 4.3 Указания).

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании заявления подотчетного лица, написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче – расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

• соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате – оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Эту книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации (п. 4.6 Указания). Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических показателей), могут кассовую книгу не заполнять.

Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в кассе.

Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по ПКО) и каждое расходование (по РКО). В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и ставит свою подпись.

Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, проводившее сверку, ставит свою подпись.

Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

Кассовая книга обособленного подразделения

Если у организации есть ОП, совершающее операции с наличными деньгами, то такое подразделение должно вести кассовую книгу (п. 4.6 Указания).

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Порядок ведения кассовых операций в 2022 году

Какой НПА регламентирует порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации в 2022 году

Ведение кассовых операций в 2022 году по-прежнему осуществляется в порядке, утвержденном указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Напомним, оно действует с 01.06.2014. Тогда же утратило силу положение «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее — положение № 373-П).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 в порядок ведения кассовых операций был внесен ряд изменений, которые мы подробнее рассмотрим ниже (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У).

А об изменениях в учете подотчетных сумм читайте здесь.

Кого коснулись изменения в порядке ведения кассовых операций

В той или иной мере нововведения в порядке ведения кассовых операций коснулись всех хозяйствующих субъектов. В частности:

• индивидуальных предпринимателей и организаций, являющихся субъектами малого предпринимательства (критерии малых предприятий вы найдете в этой статье);
• организаций, не относящихся к малым;
• организаций, имеющих обособленные подразделения;
• лиц, использующих ККТ или бланки строгой отчетности (подробнее об учете денежных средств при использовании онлайн-касс читайте здесь);
• работодателей, выдающих деньги сотрудникам под отчет.

Рассмотрим теперь эти изменения подробнее.

Ведение кассовых операций: сравнение действующих и старых правил

Для наглядности представим основные изменения в порядке ведения кассовых операций в виде таблицы (сравнение действующих и прежних правил, в том числе с учетом внесенных указанием № 4416-У).

Операции, которых коснулись изменения

Текущий порядок ведения кассовых операций

Пункт НПА, на который ссылается текущий порядок ведения кассовых операций

Прежний порядок ведения кассовых операций

Обязанность устанавливать лимит остатка наличности в кассе

Индивидуальные предприниматели и организации — субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе.

Примечание: критерии отнесения организаций к субъектам малого предпринимательства установлены ст. 4 закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ

П. 2 указания № 3210-У

Никаких исключений для ИП и организаций-«малышей» не было. Все юридические лица и предприниматели должны были устанавливать максимально допустимую сумму наличных денег, которая могла храниться в кассе на конец рабочего дня, и сдавать сверхлимитную наличность в банк (пп. 1.2–1.4 положения № 373-П)

Порядок расчета лимита остатка кассы

Порядок ведения кассовых операций позволяет выбрать один из 2 вариантов расчета кассового лимита:

• исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (для вновь созданных юрлиц — исходя из ожидаемого объема поступлений);
• исходя из объема выдачи наличных денег (для вновь созданных организаций — исходя из ожидаемого объема выдач), за исключением сумм наличных, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и пр. работникам

Приложение к указанию № 3210-У

Старые правила ведения кассовых операций не предполагали выбора удобного варианта расчета лимита кассы. Второй вариант (по объему выдачи денежной наличности) дозволялось использовать лишь в случае отсутствия наличных поступлений. Об этом прямо говорилось в приложении к положению № 373-П

Оформление кассовых документов индивидуальными предпринимателями

Индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять:

• кассовые документы;
• кассовую книгу.

В частности, это касается предпринимателей — плательщиков ЕНВД, ИП, применяющих патентную или упрощенную систему налогообложения, а также ИП, являющихся плательщиками ЕСХН (см. письмо ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338).

Примечание: учет доходов и расходов ведут также предприниматели на общем режиме — в книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (утверждена приказом от 13.08.2002Минфина РФ № 86н, МНС РФ № БГ-3-04/430). Отсюда можно сделать вывод, что данное послабление касается всех предпринимателей без исключения

Пп. 4.1, 4.6 указания № 3210-У

Наравне с организациями ИП были обязаны:

• оформлять проводимые кассовые операции приходными и расходными кассовыми ордерами (п. 1.8 положения № 373-П);
• вести учет поступающих и выдаваемых из кассы наличных денег в кассовой книге (п. 5.1 положения № 373-П)

Способ ведения кассовой книги и кассовых документов

Кассовую книгу и другие документы можно оформлять:

• на бумажном носителе с заполнением от руки;
• на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
• в электронном виде с учетом обеспечения ее защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации.

В первых 2 случаях документы подписываются собственноручно ответственными лицами, а в последнем — подтверждаются электронными подписями.

Кассир проверяет, есть ли на кассовых документах подписи руководящих лиц (главбуха или директора). Подписи сверяют с образцами, но только если документ составили на бумаге.

Кассовую книгу может вести не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник

Пп. 4.7, 4.6 указания № 3210-У

Кассовая книга и другие кассовые документы могли быть только бумажными. Документы, оформленные на компьютере, в обязательном порядке распечатывались (п. 2.5 положения № 373-П).

Кассовую книгу обязан был вести только кассир

Внесение исправлений в документы по кассе

Новый порядок ведения кассовых операций дозволяет внесение исправлений в документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением приходных и расходных кассовых ордеров. При этом исправление должно содержать дату внесения, фамилии, инициалы и подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Внесение исправлений в документы, оформленные в электронном виде, после их подписания не допускается

П. 4.7 указания № 3210-У

Прежним порядком внесение исправлений не допускалось (п. 2.1 положения № 373-П).

Порядок исправления электронных кассовых документов не указывался

О том, как на ведение кассовых документов повлияло введение в применение онлайн-касс, читайте в статье «Нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы?»

Порядок сдачи сверхлимитной наличности в банк

Наличные деньги для зачисления на счет сдаются:

• в банк;
• организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка

П. 3 указания № 3210-У

Помимо действующих вариантов (сдачи в банк или организацию, входящую в систему Банка России) была возможность перечисления денег на счет через организацию федеральной почтовой связи (п. 1.5 положения № 373-П)

Указание суммы прописью в расходном кассовом ордере

Согласно действующему порядку ведения кассовых операций при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю только для проставления подписи. Требовать у получателя вписать полученную сумму в ордер от руки больше не нужно. Эта сумма может быть напечатана

П. 6.2 указания № 3210-У

Ведение кассовых операций в прежнем порядке требовало от получателя не только подписать ордер, но и собственноручно указать в нем получаемую сумму (рубли — прописью, копейки — цифрами) (п. 4.3 положения № 373-П)

Выдача денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юрлица или ИП, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме либо распорядительному документу руководителя. Заявление или распорядительный документ должны содержать запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя и дату.

Если на подотчетные суммы составляется заявление, то размер подотчетных средств и срок не обязан указывать руководитель. Это может сделать и сам подотчетник. А руководитель лишь подпишется и поставит дату.

Допускается выдача под отчет, если получатель не отчитался по предыдущему авансу

П. 6.3 указания № 3210-У

Согласно прежнему порядку ведения кассовых операций, сумму и срок подотчета должен был указывать собственноручно руководитель (п. 4.4 положения № 373-П).

Кроме того, до 19.08.2017 деньги под отчет выдавались исключительно на основании заявления работника и только при отсутствии задолженности по предыдущим подотчетным расходам

Оформление кассовых документов при расчетах с ККТ или БСО

Действующий порядок ведения кассовых операций закрепляет возможность оформления общего ПКО и (или) РКО по окончании проведения кассовых операций на всю сумму принятых наличных денег на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если расходный кассовый ордер оформили в электронном виде, то получатель денег может проставить на документе свою электронную подпись

Пп. 4.1, 5.1, 6.2 указания № 3210

Положением № 373-П возможность составления сводного приходного ордера по БСО и иным аналогичным документам не предусматривалась.

П. 5.2 указания № 3210 утратил силу с 19.08.2017.

Возможность отправки квитанции на электронную почту, как и подписания РКО электронной подписью отсутствовала

Взаимодействие головной кассы с кассами подразделений

Организация, имеющая обособленные подразделения (ОП), вправе самостоятельно устанавливать порядок и сроки передачи в головную организацию копий листов кассовых книг ОП с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 4.6 указания № 3210-У)

Свой лист кассовой книги с остатком наличных на конец рабочего дня подразделение должно было передать организации не позднее следующего рабочего дня (п. 5.6 положения № 373-П)

Помимо Указаний №3210-У, бизнесменам обязательно нужно соблюдать Указания Центробанка “Об осуществлении денежных расчетов” от 07.10.2013 №3073-У. Согласно данному документу фирмы и ИП вправе расходовать наличность, полученную за проданные товары (работы, услуги), исключительно на выплату:

• зарплаты сотрудникам;
• страховых возмещений по договорам страхования;
• вознаграждений за работы/услуги, а также на оплату товаров (в пределах 100 тыс. руб. по одному договору);
• подотчетных средств;
• на личные нужды ИП, не связанных с предпринимательством;
• возвратов за товары (работы/ услуги).

Объединим требования Указаний ЦБ в удобную схему:

Ответственность за нарушение правил ведения кассовых операций

И в заключение несколько слов об ответственности. За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ. Это штраф: для должностных лиц — от 4 тыс. до 5 тыс. руб., для юридических — от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

При этом к нарушениям относятся:

• осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов;
• неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
• накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Подробнее об ответственности за нарушение порядка ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Итоги

Порядок ведения кассовых операций в 2022 не претерпел никаких изменений. Продолжают действовать правила с поправками от 2017 года. Тогда часть нововведений коснулась порядка работы с подотчетниками. Другие изменения были связаны с внедрением онлайн-касс и оптимизацией электронного кассового документооборота.

Внесены изменения в порядок ведения кассовых операций

Автор: Гусев А. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Комментарий к Указанию ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.

В соответствии с п. 167 Инструкции № 157н при оформлении и учете кассовых операций бюджетные учреждения обязаны руководствоваться порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным ЦБ РФ.

С 01.06.2014 действуют Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденные Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Порядок № 3210-У) и регламентирующие ведение кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ.

Комментируемым Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У (далее – Указание № 4416-У) в Порядок № 3210-У внесены следующие изменения.

Оформление кассовых операций.

В силу п. 4 Порядка № 3210-У кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем бюджетного учреждения или иным уполномоченным лицом из числа работников учреждения, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись. Заметим, что, как и ранее, кассовые операции может проводить руководитель.

При наличии нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира.

Бюджетные учреждения могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств. При этом необходимо учитывать, что программно-технические средства, конструкция которых предусматривает прием банкнот ЦБ РФ, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот ЦБ РФ, перечень которых установлен нормативным актом ЦБ РФ.

Согласно п. 4.1 Порядка № 3210-У кассовые операции оформляются кассовыми ордерами – приходными (ф. 0310001) и расходными (ф. 0310002). В соответствии с внесенными изменениями кассовые документы теперь могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее – Закон о ККТ). Напомним, что под фискальным документом понимаются фискальные данные, представленные по установленным форматам в виде кассового чека, бланка строгой отчетности и (или) иного документа, предусмотренного законодательством РФ о применении контрольно-кассовой техники, на бумажном носителе и (или) в электронной форме, в том числе защищенные фискальным признаком.

Кассовый чек – первичный учетный документ, сформированный в электронном виде и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ. В свою очередь, бланк строгой отчетности – первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку, сформированный в электронном виде и (или) отпечатанный с применением автоматизированной системы для бланков строгой отчетности в момент расчета между пользователем и клиентом за оказанные услуги, содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ.

Указанные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

его порядковый номер за смену;

дата, время и место (адрес) осуществления расчета (при расчете в зданиях и помещениях – адрес здания и помещения с почтовым индексом, при расчете в транспортных средствах – наименование и номер транспортного средства, адрес организации либо адрес регистрации индивидуального предпринимателя, при расчете в сети «Интернет» – адрес сайта пользователя);

наименование бюджетного учреждения;

ИНН бюджетного учреждения;

применяемая при расчете система налогообложения;

признак расчета (получение средств от покупателя (клиента) – приход, возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, – возврат прихода, выдача средств покупателю (клиенту) – расход, получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, – возврат расхода);

наименования товаров, работ, услуг (если их объем и список можно определить в момент оплаты), платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость (за исключением осуществления расчетов пользователями, не являющимися плательщиками НДС или освобожденными от исполнения обязанностей такого налогоплательщика, и расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие обложению (освобождаемые от обложения) НДС);

сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам (за исключением осуществления расчетов пользователями, не являющимися плательщиками НДС или освобожденными от исполнения обязанностей такого налогоплательщика, и расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие обложению (освобождаемые от обложения) НДС);

форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;

должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту) (за исключением расчетов с использованием автоматических устройств, применяемых в том числе при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа в Интернете);

регистрационный номер контрольно-кассовой техники;

заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;

фискальный признак документа;

адрес сайта уполномоченного органа в Интернете, на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;

абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме или идентифицирующих такие чек или бланк признаков и информации об адресе информационного ресурса в Интернете, на котором такой документ может быть получен;

адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка в электронной форме;

порядковый номер фискального документа;

Обратите внимание. Под расчетами понимается прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа (ст. 1.1 Закона о ККТ):

• оплата реализуемых товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг;
• прием ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр;
• прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей.

Следовательно, при осуществлении иных операций с наличными денежными средствами (выдача или возврат излишне выплаченной заработной платы, выдача (возврат) подотчетных сумм) использовать фискальные данные не нужно. Указанные операции, как и прежде, должны оформляться отдельными приходными и расходными кассовыми ордерами.

Заметим, что в связи с указанными изменениями признан утратившим силу п. 5.2 Порядка № 3210-У.

Штамп, содержащий реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции.

Согласно п. 4.4 Порядка № 3210-У кассир должен быть снабжен печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. При этом в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются. В Указании № 4416-У уточнено, что снабжать кассира указанным штампом и образцами подписей необходимо исключительно в случае оформления кассовых документов на бумажном носителе.

Кассовая книга.

Поступающие в кассу и выдаваемые из нее наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0310004). Записи в ней должны производиться по каждому приходному и расходному кассовым ордерам. При этом в Указании № 4416-У предусмотрено ведение кассовой книги не только кассиром, но и другим уполномоченным лицом учреждения.Напомним, что кассовые документы учреждения могут оформляться:

бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета;

руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Необходимо отметить, что кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем он и подписывает эти документы (п. 4.3 Порядка № 3210-У). Здесь хотелось бы обратить внимание читателей на следующее. Согласно п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц. Таким образом, в данном случае Порядок № 3210-У противоречит Инструкции № 157н. Чтобы избежать негативных последствий, которые могут возникнуть при проверке, по мнению автора, учреждению целесообразно руководствоваться требованиями Инструкции № 157н.

Кроме того, уточнено, что в конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге (ф. 0310004), и заверяет записи в кассовой книге (ф. 0310004) подписью.

Прием наличных денег.

В силу п. 5 Порядка № 3210-У прием наличных денег проводится по приходным кассовым ордерам. При получении такого ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя), при оформлении приходного кассового ордера на бумажном носителе – ее соответствие образцу, проверяет соответствие суммы денег, проставленной цифрами, сумме, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Наличные деньги должны приниматься полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы вноситель наличных мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных кассир сверяет сумму, прописанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых денег. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ордере, кассир подписывает его, проставляет на квитанции к этому ордеру, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию. Согласно изменениям, внесенным Указанием № 4416-У, при оформлении приходного кассового ордера в электронном виде квитанция к нему может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.

При несоответствии вносимой суммы сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных или возвращает излишне вносимую сумму. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных.

В Указании № 4416-У сказано: приходный кассовый ордер кассир перечеркивает (в случае оформления этого документа в электронном виде – проставляет отметку о необходимости его переоформления) и передает (направляет) главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) для переоформления ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

Выдача наличных денег.

Согласно п. 6 Порядка № 3210-У выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.

При получении расходного кассового ордера (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя) и при оформлении указанных документов на бумажном носителе – ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по такому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в ордере.

В соответствии с п. 6.2 Порядка № 3210-У при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую выдаче, и передает ордер получателю денег для проставления подписи. В случае оформления такого ордера в электронном виде получатель наличных денег может проставить электронную подпись.

Напомним, что документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ). Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего документ.

Согласно ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ электронная подпись может быть двух видов: простая и усиленная.

Простой является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п. 2 ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ).

Усиленная электронная подпись должна применяться в случаях, когда в соответствии с действующим законодательством или обычаями делового оборота документ должен быть не только подписан руководителем учреждения, но и заверен печатью (п. 3 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ). Таким образом, более часто применяется в повседневной деятельности учреждения усиленная электронная подпись. Она бывает неквалифицированной и квалифицированной.

Неквалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись

– получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

– позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

– позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания;

– создается с использованием средств электронной подписи

– соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи;

– ключ ее проверки указан в квалифицированном сертификате;

– для ее создания и проверки используются средства, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным согласно Федеральному закону № 63-ФЗ

Согласно п. 214 Инструкции № 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета по ранее выданному ему авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат неизрасходованного аванса в кассу учреждения. Аналогичная норма содержалась и в абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У. Указанием № 4416-У из Порядка № 3210-У исключена норма, запрещающая выдачу подотчетному лицу наличных денег при непогашенной сумме предыдущего аванса. Вместе с тем, поскольку аналогичное положение Инструкции № 157н продолжает действовать (п. 214), учреждениям, по нашему мнению, целесообразно руководствоваться положениями данного пункта.

В пункте 6.3 Порядка № 3210-У также установлено, что выдача работнику под отчет наличных денег на расходы, связанные с деятельностью учреждения, должна осуществляться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Указанное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные, подпись руководителя и дату. Аналогичные требования установлены в п. 213 Инструкции № 157н, согласно которому денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. В этом документе должны быть отражены назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

Наличие заявления подотчетного лица на выдачу подотчетных сумм (в том числе на служебную командировку) не ставится законодательством в зависимость от каких-либо условий. Следовательно, деньги под отчет должны выдаваться исключительно на основании письменного заявления получателя.

Необходимо отметить, что в силу внесенных Указанием № 4416-У изменений основанием для выдачи денежных средств под отчет может служить не только заявление подотчетного лица, но и распорядительный документ учреждения (например, приказ). Однако, как и в случае с задолженностью, руководствоваться все-таки следует требованиями п. 213 Инструкции № 157н – писать заявление необходимо.

Порядок ведения кассовых операций в РФ: требования

Порядок ведения кассовых операций: основные положения по ведению процесса и документации в РФ + изменения в законодательстве в 2017 году + 6 основных кассовых операций и их особенности.

Начиная с 11. 03. 2014 года, ЦБ России установил новый порядок ведения кассовых операций, которого придерживаются и по сей день.

Ежегодно выходят мелкие поправки и обновления, связанные с улучшением положения программного обеспечения точек продаж и оборудования организаций.

Сегодня мы поговорим о главных положениях и порядке ведения кассовых операций на территории РФ.

Понятие процесса «кассовая операция»

Для всех предприятий и частных лиц, занимающихся коммерческой деятельностью, установлен единый порядок оформления и проведения учёта по движению средств.

Начиная с 2015, дано разрешение на ведение кассовых операций с использованием специальных технических средств.

• получение/выдача денег;
• удержание и пересчет;
• оформление, сбор, ведение документации по финансовым операциям.

Выделяют обычную и простую схему ведения кассовых операций .

Обычная используется всеми предприятиями, созданными на юридической основе. Упрощенная схема применяется частным бизнесом и банковскими системами.

С каждым годом процент наличности в денежном обороте падает, потому некоторые предприятия теоретически могут быть освобождены от ряда правил.

Получение денежных ресурсов и оплата счетов осуществляется на безналичной основе, однако задействовать такой метод расчета можно далеко не во всех сферах деятельности.

При проверке налоговиками следует предоставить документальное подтверждение вашего статуса и метода проведения кассовых операций.

Типы кассовых операций

По типу начисления:

Сюда следует отнести все финансовые операции, связанные с начислением средств на счет продавца.
Расходные.

Операции, связанные с ведением отчетности по выплатам заработных плат, командировочных и других статей расходов.

Банковские операции также следует отнести в этот раздел.

Классификация может осуществляться и по типу объекта .

Крупные организации и банки сводят работу с наличностью к минимуму, тем самым упрощая регулирование кассовых операций со стороны государства.

Коммерческие организации и банки имеют более гибкое распределение в кассовых операциях, что уменьшает путаницу с документами на финансовом уровне системы.

1. Участники процесса

1. Ведение приема/выдачи наличности может выполнять лишь сотрудник, официально утвержденный на эту должность.
   Чаще всего таким человеком выступает кассир.
2. Кассир обязан перед началом работы изучить порядок ведения операций, а после расписаться.
3. Если у предприятия более 1 кассира, следует назначить старшего.

Частные предприниматели могут самостоятельно осуществлять кассовые операции без каких-либо предшествующих документальных подтверждений.

Работу с документацией берет на себя главный бухгалтер организации. Если такового нет, делами занимается руководящее лицо либо его заместитель.

Бумаги обязаны содержать подписи всех участников, ведущих учет по кассовым операциям.

2. Обновления в 2017 году

Основные относятся к лимиту по кассам у обособленных отделов компаний и методам решения по их превышению.

Изменение №1: Лимит кассы предприятия.

Каждая организация обязана устанавливать ограничение на количество денег, что может находиться в кассовом аппарате по завершению рабочего дня.

Все, что свыше лимита, необходимо отправлять на безналичный счет через банковскую систему.

Каковым будет лимит — подлежит решить самой компании, отталкиваясь от сферы деятельности и суточному притоку/оттоку наличности.

Существует общая формула подсчета, которая не учитывает особенностей деятельности и дает приблизительные цифры по лимиту суточных в кассе.

Формула содержит 3 составляющих:

Объем денежных ресурсов.

Вычисляется за определенный временной промежуток и определяется владельцем компании.

Варьируется от 1 до 91.

Количество денег в кассе зависит напрямую от этого показателя.

Выбирайте дни, в которые имели наибольшую выручку.

Маленькие фирмы и другой частный бизнес могут на свое усмотрение распоряжаться деньгами. Лимит наличности по кассовым операциям их не касается.

Изменение №2: Кассовый лимит у обособленных отделов.

После утверждения документации глава либо порученное лицо рассылает копии остальным отделам.

Максимум кассы, после получения установок свыше, обязан быть принят в течение 2 дней.

Изменение №3: Превышение лимита.

Наличность, превышающая максимум, выставленный руководством, обязана быть сдана в банковское отделение.

Превышения допускаются в:

• дни, предшествующие расчету с сотрудниками;
• нерабочие дни;
• дни государственных праздников.

При превышении размера наличных последуют штрафные санкции.

Определить дни поступлений в банк денежных ресурсов налоговикам не составит труда, отталкиваясь от средних показателей вашей организации на протяжении 1 — 2 кварталов.

В остальном список условий остался прежним. В изменениях не принимались в расчет частники, а также ИП.

Порядок ведения кассовых операций в РФ

1) Документация по учету.

Чтобы подтвердить проведение финансовых операций, соответствующие отделы работают с 2 типами документации.

Ее оформлением могут заниматься как физические лица, участвующие в процессе товарооборота, так и назначенные представители руководства.

• оформление притока денежных средств через ордер, регистрирующий все поступления в кассу точки – приходной кассовый ордер (ПКО);
• ресурсы, что выделяются на траты организации, оформлять через расходный ордер кассы (РКО).

Частные предприниматели в 90% случаев предоставляют работу по такой документации личным бухгалтерам, аналогичная ситуация и у крупных организаций.

ИП имеют возможность пользоваться упрощенной системой налогообложения, это освобождает их от оформления кассовых ордеров, но при условии отчетности по физическим параметрам притока/оттока наличности.

2) Бухгалтерская составляющая.

Исходя из вышесказанного, было принято решение ввести тип расчетного счета – счет 50 «Касса» .

Какие изменения могут вносить организации в счет 50 «Касса»:

Оформить подраздел главного счета – 50-1 «Касса организации» .

Фиксирует порядок перемещения денежных масс внутри самой организации.

Если ваше предприятие работает с иностранными валютами, порядок поступления каждой из них придется оформлять через специальный субсчет.

Допускается создание не более 5 валютных субсчетов.

Оформить 50-2 «Операционная касса» .

Субсчет, фиксирующий порядок поступления наличностей в точках продаж или предоставления услуг.

Открыть 50-3 «Денежные документы» .

Ведение учета документов, имеющих ценность.

Сюда могут входить путёвки, командировочные, марки и другое.

Порядок всех кассовых операций, проводимых фирмами, фиксируется на одном из 3-х описанных счетов.

Наличие ошибок в заполнении документации может повлечь за собой штрафные санкции как для отдельных сотрудников, так и компании в целом.

3) Порядок ведения кассовых операций на рабочем месте.

Разберем детально каждый из них

Операция 1: Порядок получения денег.

Принятие изначально проходит с ПКО. Получив его на руки, кассир обязан удостовериться в правильности его заполнения.

ПКО должен содержать:

• подпись бухгалтера/руководителя;
• совпадение размера денежных ресурсов в прописном и числовом виде;
• присутствие на руках документации, что указана в ПКО.

Принимать наличность помимо кассира может владелец или уполномоченное им физическое лицо. Количество представителей владельца неограниченно.

Алгоритм приема денег:

Пересчитать деньги 2 способами – поштучным и полистным.

Человек, вносящий средства, имеет право лично наблюдать за процессом.

Сверить размер фактических средств с заявленными в ПКО.

Если все совпало кассир, ставит печать на квитанцию, что идет вместе с ордером, и передает ее тому, кто вносил деньги.

Если используются контрольно-кассовый аппарат или бланки строгой отчетности, кассир может провести деньги и отметить данные в ПКО через корешки/чеки.

В квитанции отмечаются дополнительные условия, после чего проштампованная документация отдается вносившему наличность физическому лицу.

Операция 2: Общий порядок отпуска наличности.

На ордере должна быть подпись главного в бухгалтерии либо другого ответственного за порядок проведения кассовых операций лица.

Алгоритм отпуска денежных средств:

Свериться со списком документации, что подана в РКО.

Проверить данные получателя.

Для этих целей подойдет паспорт или водительское удостоверение.

Если физическое лицо не может подтвердить свою личность, в выдаче средств следует отказать.

Для отсчета необходимой суммы следует пользоваться полистным методом.

Аналогично ПКО, ордер на выдачу также необходимо хранить в бухгалтерском отделе организации сроком до 5 лет.

Операция 3: Порядок наличного расчета по зарплате.

Тут на помощь приходят ведомости по расчетным операциям фирмы.

Заранее внесенные данные по сотрудникам в ордера позволяют определиться с размером средств, которые необходимо подготовить к выдаче.

В какие дни проводить расчет определяет руководство. Временной промежуток, отведенный на проведение расчетных операций с работниками не должен быть более 5 дней.

После выдачи заработной платы всем сотрудникам нужно:

• подытожить фактический размер выданных средств;
• заполнить соответствующие ячейки расчетной ведомости;
• перепроверить, совпадает ли фактическая сумма с указанной в ведомости;
• расписаться в ведомости и передать ее на хранение в бухгалтерский отдел.

В случае неявки сотрудника в указный промежуток времени для получения заработной платы, напротив его фамилии в ведомости делается пометка.

При разовой выдаче наличности предоставлять по работнику ведомость нет смысла, более рационально оформить расход средств через обычный ордер РКО.

Операция 4: Порядок выдачи денег подотчетному лицу.

Для ордера необходимо, чтобы человек написал заявление от лица подотчетного.

Выдача средств происходит лишь после подписи заявления главой организации.

При наличии задолженностей предоставление средств замораживается вплоть до погашения всей суммы долга.

Операция 5: Наличность обособленному подразделению.

Будь то получение или выдача средств, порядок проведения обозначается в ордерах по обороту.

Руководствующие отделы вправе сами решать, какой принимать порядок распределения денежных масс между подотчетными им отделами.

Операция 6: Порядок выдачи наличных по договоренности.

Иногда вместо должностного лица процесс ведения кассовых операций допускает получение через доверенного человека.

Ситуация часто возникает на производстве при болезни сотрудников организаций.

Порядок выдачи доверенному лицу:

Проверить соответствие данных сотрудника и его доверителя, которые указаны в РКО.

Потребуется паспорт либо водительское удостоверение.

Если требуется получение по доверенности средств у нескольких юридических или физических лиц, то документ копируется и заверяется штампом организации.

В случае, когда человек должен получить несколько платежей по одному документу, оригинальная справка остается на руках кассира до конечного платежа, а с ордером сдаются его копии.

Если предприятие имеет несколько кассовых отделений, контроль над ними берет на себя назначенный заранее старший кассир.

Все ордеры направляются в таком случае ему, и он делает соответствующие пометки по обороту средств в кассовой книге.

Порядок действий по окончании рабочего дня:

1. Главный кассир сравнивает записи в книге с ордерами, поступившими от подчиненных.
2. Проводит расчет количества средств по остатку.
3. Расчетное значение сравнивают с количеством денег в аппаратах по факту, если все совпало, ставится подпись.
4. Аналогичную процедуру совершает и бухгалтерский отдел.

Порядок проведения процедуры находится под контролем руководства организации.

Кассовая книга – важнейшая составляющая при кассовых операциях. Она должна присутствовать как в печатном, так и в оцифрованном виде.

Если документация ведется от руки, следует уделить особое внимание качеству рукописного текста, чтобы при занесении данных в компьютер не возникло ошибок.

Все бумаги должны сопровождаться подписями бухгалтера и руководителя. Если это электронные аналоги, используется цифровая подпись сотрудников.

Аудиторские проверки кассовых операций

Отслеживанием порядка ведения отчетности кассовых операций занимается налоговый инспектор.

В зависимости от количества организаций, находящихся в закреплённом за сотрудником районе, проверки осуществляются 1 — 3 раза в год.

Что проверяет налоговая:

• какими путями контролируется рабочее место;
• качество ведения кассовой книги;
• совпадают ли записи в ордерах с дополнительными документами;
• какой процент использования выделяемых банком средств;
• соответствие показателей по выдаче/расходу между банком и расчетным отделом;
• отчетность по направлениям использования выделяемых ресурсов;
• соблюдается ли лимит кассы.

Чтобы избежать проблем, сотрудники должны внимательно соблюдать порядок ведения кассовой книги, ордеров расхода/прихода и сопутствующих им документов.

Если никаких проблем в ходе проверки обнаружено не будет, организация получит положительную оценку аудиторской проверки.

Вы начинающий бухгалтер, который вникает в правила ведения кассовых операций?

Основную информацию вы получите от Школы бухгалтеров и аудиторов:

Порядок ведения кассовых операций и штрафные санкции

В таких случаях предусматриваются штрафы для частных лиц размером до 6 000 рублей и для предприятия в целом до 60 000 рублей .

После обновления порядка ведения кассовых операций в 2014 году, значительно упростились некоторые составляющие учета. Количество заполняемой документации снизилось на 30%.

При «потере» средств в крупных размерах ответственным лицам грозят судебные разбирательства, дело может дойти вплоть до криминальной ответственности.

Порядок ведения кассовых операций РФ ежегодно терпит изменения.

Причиной служит постепенный переход на безналичную систему оплаты товаров и услуг.

В будущем предполагается полный отказ от ведения отчетности по наличности и установка терминалов для безналичного расчета в большинстве торговых точек нашей страны.

Общие правила ведения кассовых операций

Основными документами, которые регулируют в настоящее время наличное денежное обращение в РФ, являются Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05 января 1998 № 14-П (далее – Правила) и Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный ЦБ РФ от 22 сентября 1993 № 40 (далее – Порядок).

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждой организации необходимо иметь кассу. При этом организация обязана соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Он утвержден письмом ЦБ РФ от 04 октября 1993 № 18:

3. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денежных средств предприятиями при осуществлении расчетов с организациями и населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Денежные средства могут поступать в кассу предприятия из различных источников (с расчетного счета предприятия, от покупателей и заказчиков).

Все кассовые операции, проводимые организациями, должны оформляться первичными документами (приходными, расходными кассовыми ордерами, платежными ведомостями и т. д.).

Поступление наличных денег в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером, а выдача денежных средств – расходным кассовым ордером и производится только в день их составления.

Первичные кассовые документы должны быть заполнены четко, подчистки или исправления в этих документах не допускаются.

Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» предусмотрены формы по учету кассовых операций:

1.1. по учету кассовых операций

N N КО-1 “Приходный кассовый ордер”, КО-2 “Расходный кассовый ордер”, КО-3 “Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов”, КО-4 “Кассовая книга”, КО-5 “Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств”;

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3)

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Для учета поступлений и выдач наличных денежных средств организации, в кассе применяется кассовая книга по форме № КО–4, в которую кассир записывает все поступления и выдачи денежных средств.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей:

• одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр,
• вторая заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов кассовой книги нумеруются одинаковыми номерами. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги и выводит остаток в кассе на следующий день. Второй экземпляр (отрывной лист) в качестве отчета кассир ежедневно передает в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью на последней странице. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. При организации бухгалтерского учета по автоматизированной форме кассовую книгу можно вести в электронном виде с обязательным ее выводом на бумажные носители.

Кассовая книга (форма N КО-4)

Применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись “В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов”. Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки “Остаток на начало дня”.

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после “Переноса” отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5)

Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

На основании письма ЦБ РФ от 16 мая 2003 № 23 «Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного регулирования» в целях учета операций с наличной иностранной валютой, осуществляемых через кассу организации при расчетах с командируемыми лицами, организация может отражать операции по выдаче и приему наличной иностранной валюты, полученной со счета в банке для оплаты командировочных расходов, в соответствии с Положением ЦБ РФ от 25 июня 1997 № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов», применяется с учетом особенностей, установленных Указанием ЦБ РФ от 20 октября 1998 № 383-У «О порядке совершения юридическими лицами – резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем рынке Российской Федерации», по аналогии с порядком учета рублевых кассовых операций в кассовой книге. При этом учет кассовых операций с наличной иностранной валютой должен осуществляться в отдельной кассовой книге.

В соответствии с положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ организации должны производить ревизию денежных средств в кассе.

Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 № 34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»:

Инвентаризация имущества и обязательств

26. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный письмом ЦБ РФ от 04 октября 1993 № 18:

IV. Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

37. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Примерная форма акта ревизии наличия денежных средств приведена в Приложении N 4.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Для индивидуальных предпринимателей, перешедших на Упрощенную систему налогообложения и Единого налога на вмененный доход, Налоговым Кодексом РФ, предусмотрена обязанность соблюдения порядка ведения кассовых операций как и для всех организаций.