Расписание на 2022 год
Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
Табель учета рабочего времени предназначена для записи фактического времени, отработанного сотрудниками организации. Следует отметить, что форма расписания не является абсолютно обязательной – в принципе, она может быть любой, т. е. каждая компания может использовать свою собственную форму расписания, когда возникает необходимость. Однако эта форма разработана и рекомендована для использования Госкомстатом РФ и является предпочтительной формой.
Внимание! Этот документ можно скачать в программе КонсультантПлюс.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Анкету заполняет сотрудник отдела кадров, руководитель структурного подразделения или специально нанятый для этой цели хронометрист. На основании введенной в него информации специалисты бухгалтерии рассчитывают заработную плату и другие выплаты сотрудникам организации. Фактически, табель учета рабочего времени является одним из важнейших бухгалтерских документов. И если небольшие компании могут обойтись без этого, то в крупных компаниях такие табели учета рабочего времени ведутся в обязательном порядке.
В зависимости от системы управления персоналом, принятой в компании, расписание может быть создано либо для всех сотрудников организации, либо для каждого подразделения, которое будет вестись отдельно.
Табель учета рабочего времени является повторяющимся документом, то есть новая копия должна создаваться каждый месяц, поэтому серийный номер расписания будет равен порядковому номеру месяца, в котором он был создан. Период создания расписания охватывает все дни месяца.
Табель учета рабочего времени может быть заполнен как в электронном, так и в письменном виде. Однако после того, как вся необходимая информация введена, ее все равно нужно распечатать для подписей ответственных лиц.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнем с формы Т-13, которая сейчас гораздо чаще используется для табелей учета рабочего времени.
Единая форма T-13 или электронный табель рабочего времени хорошо известны сотрудникам отдела кадров. Это не единственный, но, безусловно, самый стандартный способ учета отработанного времени. Если вы ведете учет вручную, вам следует использовать форму T-12.
Табель учета рабочего времени – это хорошо известный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма T-13 позволяет вам подробно фиксировать причины вашего неявки, включая учебный отпуск на сессию, профессиональное развитие и несколько видов отпусков по инвалидности. Срок, на который заполняется документ, может быть короче 31 дня.
Заполненный Т-13 является основанием для расчета заработной платы.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В отличие от любых таблиц с аналогичным содержанием, Т-13 содержит данные компании, включая собственность и ОКПО. Номер документа вводится в соответствии с внутренними требованиями расписания.
Также вверху указано название отдела. Обратите внимание, что руководитель этого отдела (даже если он не отвечает за заполнение табеля) должен подписать заполненную форму.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Наиболее распространенная сортировка – по алфавиту, как в нашем примере, но также возможна сортировка по количеству сотрудников (столбец 3).
В столбце 4 нужно отсортировать по дням:
I – (наступающий) рабочий день,
V – выходной день с работы,
ОТ – оставить,
RL – присутствие в нерабочий день (праздник)
C – командировка,
ПК – повышение квалификации,
U – отпуск по уходу за ребенком с вызовом из учебного заведения,
Б – больничный с листом нетрудоспособности,
Т – бесплатный больничный без права на пособие по болезни.
Количество часов, отработанных в этот день, вводится под заголовком I. В столбце 5 сложите число «I» в строке и количество часов. Вы получаете 4 значения для двух половин месяца. В столбце 6 мы суммируем значения и получаем общее количество часов, отработанных в данном месяце.
Количество часов для случаев C, OT, K, B и других не указано в четвертом столбце. Для этого используются столбцы 10-13.
Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам
Коды обозначений могут быть разными (например, числовыми). Конкретная форма заполнения законодательно не регламентирована.
Маркировка X говорит о том, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (например, ноябрь, столбец будет выглядеть так (для удобства 31-й день выделен красным):
Т-13 для ноября
Точно так же Т-13 готов для посещения в феврале.
В столбцах 7–9 указывается код платежа, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются следующие коды:
- 2000 – нормальный рабочий день, 2300 – больничный (пенсия по инвалидности), 2012 г. – каникулы.
Альтернативное решение
Некоторые компании принимают несколько упрощенную версию расписания без указания причин отсутствия. В столбце 4 должны отображаться только 2 кода:
- Я – рабочий день, Ч – неработающий день.
Этот метод может быть неудобным, потому что он не определяет отпуск по болезни.
Частные случаи
Как заполнить Т-13 сотрудникам, участвующим в конференциях и других тренингах?
Это зависит от позиции предприятия. Эти дни можно засчитать как работу (I) или можно засчитать как профессиональное развитие (ПК). Ставка заработной платы также может отличаться.
Могу ли я кодировать более 8 часов?
Да. Может быть, если есть специальный заказ на продленные часы. Сверхурочные часы могут быть отмечены буквой C.
В чем разница между табелями учета рабочего времени Т-12 и Т-13?
Первый – это форма учета посещаемости вручную. Второй заполняется в электронном виде. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, так как он может быть автоматически скомпилирован с помощью специальной программы.
Форма Т-12
Прежде всего, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель учета рабочего времени необходимо внести данные организации: ее полное наименование с кодом ОКПО (берется из регистрационных документов), организационно-правовой статус (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение (отдел), по которому ведется табель учета рабочего времени (при необходимости).
Затем введите номер документа в соответствующее поле в соответствии с внутренним потоком документов и укажите отчетный период, который включен в табель учета рабочего времени.
Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени
Эта часть расписания содержит буквенные и числовые шифры для заполнения необходимой информации о сотрудниках, а также ее расшифровки. Они должны быть внесены в основную часть расписания, чтобы они кратко и ясно отражали количество времени, фактически проведенное сотрудником на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. Если у специалистов отдела кадров возникнет необходимость ввести дополнительные коды для данной формы учета рабочего времени, они могут разработать их самостоятельно и внести в данную таблицу.
Учёт рабочего времени в Т-12
Эта часть расписания самая важная – именно там определяется рабочее время. Сначала введите в первый столбец этого раздела порядковый номер сотрудника, а затем, во втором – его ФИО (желательно ФИО и отчество, чтобы не было путаницы и ошибок). В третьем столбце введите номер временной карты сотрудника, присвоенный при приеме на работу (он индивидуален и никогда не повторяется).
В расписании для каждого сотрудника есть две строки – они содержат закодированную информацию о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме того, необходимо указать причину вашего отсутствия на рабочем месте, если таковая имеется.
Причина указывается в верхней строке рядом с именем сотрудника, а в нижней строке – количество фактически отработанных часов, но нижнюю ячейку можно оставить пустой, если сотрудник не прибыл на рабочее место.
Следующим шагом является вычисление общего количества часов и дней, фактически отработанных за двухнедельные периоды, и результат за месяц в конце таблицы.
При этом необходимо неукоснительно соблюдать, чтобы общее количество календарных дней в месяце совпадало с суммой рабочих дней, выходных и праздничных дней, указанной для каждого сотрудника.
Следует отметить, что иногда лица, ответственные за заполнение расписания, вводят только информацию, относящуюся к дням, в которые сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако этот вариант может вызвать кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому его использование не рекомендуется.
Дата и подписи ответственных лиц
После заполнения табеля рабочего времени ответственный за него сотрудник должен указать свою должность и подписать соответствующие ячейки с обязательной транскрипцией. Табель учета рабочего времени должен быть утвержден руководителем структурного подразделения или директором компании – также с должностью, подписью и тире. Последнее, что нужно ввести, это когда расписание было заполнено.
Учет рабочего времени: фиксируем, подсчитываем, оплачиваем
Расчет заработной платы и других выплат работникам напрямую зависит от выбранного режима работы на предприятии, от способа определения фактического рабочего времени. Наш постоянный автор Эмма Форштретер подробно рассказывает об основных принципах и сложных нюансах тайминга.
Нормативно-правовое обоснование
В процессе изучения принципов измерения времени мы будем неоднократно ссылаться на следующие правовые акты:
– Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ);
– Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ);
– Положение Госкомстата РФ от 1 января 2004 г. № 1 «Об утверждении единых форм первичных учетных документов по трудовому учету и заработной плате» (далее – Положение Госкомстата № 1).
С 1 января 2013 года нет обязанности использовать стандартные формы. Табели учета рабочего времени, графики смен, приказы персонала и другие документы могут быть разработаны независимо. Однако практика показывает, что формы, предлагаемые Госкомстатом, используются наиболее часто.
Режим работы
Понятие режима рабочего времени охватывает порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника данной организации на определенный период (день, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:
- гибкий рабочий график; гибкий график работы; сменная работа; разделение рабочего времени на части и др.
Общие положения о рабочем месте указываются в коллективном трудовом договоре или правилах внутреннего трудового распорядка, положения для конкретного работника – в его трудовом договоре.
Документ, регулирующий рабочее время сотрудника, должен содержать несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, переменные выходные, работа вдвоем и т. Д.
Независимо от того, как организована рабочая неделя, вы должны предоставить работникам не менее 42 часов отдыха подряд (статья 110 ТК РФ). Исключение составляет метод ротации: разрешен только 1 выходной в неделю.
Второй важный момент – продолжительность работы в течение дня (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но есть и другие варианты, например, сокращенный рабочий день для определенных категорий работников (несовершеннолетние, инвалиды, работники вредных и опасных производственных объектов и т. Д.)
Обратите внимание на такие термины, как «ненормированный рабочий день». Это не означает работу в выходные, праздничные дни или в ночное время. Это просто превышение нормального рабочего времени. Этот формат занятости оплачивается по обычной ставке, но работник имеет право на как минимум 3-дневный дополнительный оплачиваемый отпуск.
Вставка: Нерегулярное рабочее время не регистрируется в расписании. В протоколах рабочего времени указывается стандартное рабочее время, а указание специального рабочего времени и дополнительных отпусков включено в трудовой договор.
Эти документы могут отражать разделение рабочего дня на части, гибкий рабочий график и другие варианты, разрешенные законом.
В трудовом договоре или правилах внутреннего распорядка указываются начало и конец рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обеденных перерывов (не менее 30 минут и не более 2 часов).
Табель учета рабочего времени
Данные об отработанном и неработающем рабочем времени сотрудников вводятся специалистом по кадрам или другим уполномоченным сотрудником в основную форму выставления счетов – табель учета рабочего времени. Традиционно используется Единая форма № Т-12 «Учет рабочего времени и заработной платы» или Форма № Т-13 «Учет рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1). Организация может разработать и утвердить собственную форму табелей учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые данные, требуемые ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Программа Контур-Персонал автоматически ведет учет рабочего времени в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений от оформленных распоряжений относительно отпусков, отпусков по болезни, прогулов, сверхурочных и т. Д.
Госкомстат разработал систему символов для заполнения табеля. Но вы имеете право развивать свои собственные. Тем более, что список, предложенный министерством, не включает все возможные способы трудоустройства сотрудников. Например, нет никаких условностей для отражения работы в ночную смену или выходных в командировке.
Расписания можно заполнять по-разному:
- регистрация отклонений (неявка, сверхурочная работа, опоздания и т. д.) полная регистрация всех происшествий и отсутствий.
В компаниях с небольшим количеством сотрудников и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если в компании работает большое количество сотрудников с разными режимами работы, рекомендуется использовать постоянную регистрацию.
Поденный и суммированный учет рабочего времени
Для расчета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от специфики организации работы на предприятии: расчет рабочего времени посуточный или суммарный. Первый способ подходит для небольших организаций с обычным рабочим временем: 5-дневная рабочая неделя и 8-часовой рабочий день.
Накопленный расчет рабочего времени считается более трудоемким. Применяется, когда трудно поддерживать дневное, еженедельное, ежемесячное рабочее время, соответствующее нормальному рабочему времени в производственном календаре (ст. 100 ТК РФ). Когда в организации применяется коллективный учет рабочего времени, записи о посещаемости / отсутствии постоянно хранятся в табелях учета рабочего времени.
В случае коллективной регистрации фактическое время, отработанное в конкретный месяц / неделю / день, обычно отличается от стандартов, установленных в производственном календаре. Работодатель должен установить расчетный период: месяц, квартал, полугодие или год, на основании которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени согласно производственному календарю. Работа в определенные периоды должна компенсироваться работой в другие периоды.
Пример. Охранник работает посменно 24 часа в сутки. Для этого сотрудника применяется совокупный расчет рабочего времени с квартальным расчетным периодом. В январе из-за ухода охранников на работу в праздничные и выходные дни фактическое отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале эти цифры были аналогичными. В марте специалист по персоналу должен подготовить график работы этого сотрудника, чтобы в конце квартала фактически отработанное время соответствовало норме производственного календаря.
Сменный режим работы
Особого внимания заслуживает посменная работа. Это вызывает много сомнений как при составлении таблиц, так и при расчете вознаграждения. Вводить посменный режим работы целесообразно, когда продолжительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность рабочего дня или когда устройства на предприятии работают круглосуточно.
Если работодатель нанимает нового сотрудника, в трудовом договоре уже оговаривается посменная работа. Однако, если есть необходимость перейти на сменную работу для всех или нескольких ранее нанятых работников, необходимо выполнить несколько процедур:
Выдача приказа об изменении режима работы для всей компании или для отдельных сотрудников Это изменение должно быть внесено в правила внутреннего трудового распорядка или в коллективный договор (ч. 1 ст. 100 ТК РФ). Составление графиков смен. Единой формы расписания нет, поэтому каждая организация разрабатывает его самостоятельно и утверждает учетную политику для ведения бухгалтерского учета. График смен – обязательный документ при сменной системе работы. Он может быть утвержден как отдельная форма, а может быть приложен к локальному нормативному акту. Изменения внести в приложение к трудовому договору. Режим работы – обязательное условие, это означает, что работодатель должен известить работника за 2 месяца и получить его согласие. Если сотрудник отказывается работать в изменившихся условиях, ему следует предложить другую должность с тем же графиком. Если работник не согласен работать на новых условиях, трудовой договор может быть расторгнут в связи с его отказом от работы на новых условиях (ст. 77.1.7 ТК РФ). Сотрудники должны быть ознакомлены со сменным графиком работы не менее чем за месяц.
При составлении графика смен необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.
Особые случаи
Есть еще несколько вещей, о которых нельзя забывать при выставлении счетов за рабочее время. Итак, для сотрудников, работа которых связана с вредными или опасными условиями труда, с 1 января 2014 года учетный период ограничен – не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).
В 2015 году Трудовой кодекс РФ был уточнен: если сезонный или технологический характер производства требует продления учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено продление учетного периода на таких сотрудников, но не более чем на один год. Однако до сих пор таких соглашений не было, а это означает, что предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности отчетного периода в 3 месяца.
Еще одна сложная проблема для работодателей – заниженные результаты расчетного периода. Это может быть результатом неточного планирования смены. Если такой работник получает почасовую оплату, его доход уменьшается, а это означает, что работодатель обязан платить надбавку к его среднему заработку. Незавершенные изменения также могут быть вызваны форс-мажорными обстоятельствами, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен выплатить работнику 2/3 заработной платы пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).
Обратное верно, когда сотрудник перегружен работой. Сложность заключается в том, что менеджер по персоналу узнает о сверхурочной работе только в конце расчетного периода, сравнивая фактическое отработанное время со стандартом производственного календаря. При подсчете нужно помнить о днях, не отработанных по закону: отпуск, свободное время, больничный и т. Д. – все они снижают норму. Далее необходимо определить, работал ли сотрудник в праздничные дни в течение расчетного периода. Эти дни уже оплачены как минимум дважды (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительная оплата этих часов (дней) как сверхурочных производиться не должна (пункт 4 пояснительной записки № 13 / П-21 от 08 г.). / 08/1966, утвержден Указом Президиума ВЦСП от 08.08.1966. № 465 / П-21;Постановление Верховного Суда России от 30 ноября 2005 г. № ГКПИ05-1341).Если после проведения всех расчетов у работника остались часы сверх нормы, работодатель оплачивает их по повышенным ставкам: первые два часа – не менее полутора часов, а следующие два часа – не менее дважды (ст. 152 Трудового кодекса).
Подчеркнем, что крайне важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и субсидий за работу в ненормальных условиях. Правильное заполнение расписания позволяет сотруднику правильно оплачивать работу и, что важно, включать все фактически проработанное время в записи рабочего времени.
Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация – трудовое право), сертифицированный тренер Минфина России по бухгалтерскому учету и отчетности, сертифицированный консультант по налогам и сборам.
Загрузка...