Образец книги записи трудовых договоров 2022 г.
Книга регистрации трудовых договоров
По российскому законодательству работодатель должен заключить трудовой договор с каждым работником. Этот документ регулирует правоотношения между компанией и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и вознаграждение.
Информация о каждом трудовом договоре должна фиксироваться в специальном документе, который называется «Книга регистрации трудовых договоров».
Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров
Ведение журнала регистрации трудовых договоров для предприятий и организаций не является обязательным.
Тем не менее, этот документ вызывает большой интерес, как в государственных учреждениях, так и в коммерческих структурах. Чаще всего это необходимо в достаточно крупных компаниях, где много сотрудников или высокая текучесть кадров, что, в свою очередь, приводит к потоку трудовых договоров.
Регистрационная книга является частью управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, их мониторинг, а при необходимости быстро находить необходимую информацию о том или ином договоре.
Итак, книга, правильно подготовленная по всем правилам:
- содержит всю информацию о сохраненных трудовых договорах, включая действующие, измененные, расторгнутые и истекшие договоры, Предоставляет информацию о среднем сроке действия этого документа на предприятии (что может иметь важное значение для статистики и определения стратегии развития организации).
Следует отметить, что на предприятии может быть более одной регистрационной книги, например, для заключения срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.
Помимо сугубо служебных причин для создания и ведения бухгалтерского учета следует учитывать еще один важный момент: он может потребоваться при проверке компании специалистами инспекторов труда – обычно этот документ является одним из первых среди тех, которые им необходимо предъявить.
Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров
Обычно создание и ведение регистрационной книги возлагается на сотрудника отдела кадров, поскольку именно он заключает трудовой договор и имеет доступ ко всем таким документам, хранящимся в компании.
Однако бывает, что контроль над трудовыми договорами лежит на плечах секретаря компании, заместителя руководителя или другого сотрудника, назначенного для этой цели приказом директора компании.
Как составить книгу
Книга учета трудовых договоров не имеет единого шаблона, поэтому ее можно составлять в любой форме или по шаблону, применяемому в компании. Его структура должна соответствовать административным нормам, а в отношении текста – правила русского языка.
В список обязательной информации, которая должна быть в книге, входят:
- Название организации; Название документа дата начала и конца книги; срок хранения.
Все эти данные приведены на титульном листе книги.
Основная часть книги обычно создается в виде таблицы, состоящей из нескольких столбцов и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его выполняет). Форма обязательно должна содержать следующую информацию:
- дата заключения трудового договора, его номер; Фамилия, имя и отчество работника; Структурное подразделение, в котором работает сотрудник должность; Тип контракта (срочный, бессрочный, временный и др.).
Кроме того, по запросу в форму могут быть включены дополнительные графы, например, обо всех изменениях, внесенных в трудовой договор, дополнительных соглашениях к нему, дате расторжения договора, подписи работника и т. Д.
Как оформить книгу
Особых требований к составлению такой книги и ее формату нет. Его можно распечатать как на чистом листе формата А4, так и на фирменном бланке. Необходимая информация может быть внесена в документ как в рукописном, так и в машинописном виде.
Пломбировать реестр не обязательно, так как теперь юридические лица, как и раньше индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать печати и штампы для подписания документов.
Ежегодно рекомендуется составлять новую книгу учета трудовых договоров и вести ее в соответствии с действующими требованиями.
Хотя документ называется «книгой», в большинстве случаев это фактически лист бумаги или несколько листов, связанных вместе с помощью простого степлера или жесткой нити и пронумерованных.
В настоящее время становится обычным хранение книг в электронном виде. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:
- конфиденциальность; простота подготовки и заполнения документа; более легкий контроль над своим поведением; Минимальная стоимость.
Хранение книги регистрации трудовых договоров
Книгу регистрации трудовых договоров следует вести отдельным делом в отделе кадров предприятия. Срок хранения документов законом не ограничен. Исходя из этого, можно сказать, что он должен храниться в архивах компании в течение периода, определенного внутренним регламентом, или в течение трех лет с момента последней записи в него.
Ведение журнала трудовых договоров и дополнительных соглашений
Ведение журнала учета трудовых договоров не является обязательным, поскольку это прямо не предусмотрено трудовым законодательством.
Однако такой документ может быть полезен работодателю, и многие работодатели ведут журнал трудовых договоров и дополнительных соглашений по собственной инициативе.
Уважаемые читатели! Общие способы решения юридических проблем рассматриваются в наших статьях, но каждый случай индивидуален.
Если вы хотите узнать, как решить вашу проблему – свяжитесь с нами через онлайн-консультанта справа или позвоните нам для бесплатной консультации:
Зачем нужен журнал?
Некоторые люди пренебрегают ведением журнала трудовых договоров, считая это пустой тратой времени.
Стоит знать, что наличие такого документа на предприятии будет полностью подтверждать контракты с конкретными сотрудниками, а также различные дополнительные договоренности.
Такую базу доказательств можно использовать как для внутренних задач, так и для участия в судебных спорах.
Подробнее о трудовых спорах вы можете узнать из этой статьи.
Журнал позволяет эффективно вести учет документации, хранящейся в архивах компании. Это предотвратит потерю или кражу важных документов – проблем, связанных с такими событиями.
В случае ведения журнала трудовых договоров он заменяется ежегодно, однако, если количество договоров, заключенных с работниками, невелико, один документ может храниться несколько лет.
Форма документа
Отдел кадров отвечает за ведение реестра трудовых договоров. Документ можно свободно оформить как обычную записную книжку в твердом переплете по столбцам. Однако журнал может вестись как в бумажном, так и в электронном виде.
В последнем случае обработчик журнала должен делать несколько резервных копий после каждого обновления документа, чтобы избежать потери критически важных для бизнеса данных.
Форма содержит большой объем информации и позволяет систематизировать ее с учетом потребностей конкретной организации. После выпуска журнал становится местной документацией, которая должна храниться в полном соответствии с применимыми правилами.
Пример управления журналом:
Бланк обязательно должен содержать обложку, утвержденную таблицу, кроме того, документ должен быть пронумерован и прошит. Журнал не может быть заполнен в случайном порядке в будущем. За его поведение должен нести ответственность конкретный сотрудник, который будет вносить важную для организации информацию в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации.
Журнал трудовых договоров часто создается на предприятиях с большим количеством сотрудников, в организациях, где сотрудники отдела кадров знают всех сотрудников по имени и фамилии, такой документ встречается довольно редко.
Правила ведения
При создании журнала трудовых договоров в обязательном порядке составляется титульный лист, на котором указывается название документа и дата его создания. На следующей странице введите информацию о лицах, ответственных за ведение документа.
Предоставляется следующая информация:
- Серийный номер; Имя и фамилия сотрудника отдела кадров, заполняющего журнал; Должность ответственного лица; Период, в котором планируется хранить документ; Название документа, служащего основанием; Подпись ответственного за журнал.
Стоит отметить, что для удобства использования документа в дальнейшем нумерация страниц обязательна.
Таблица, в которую будет переписана важная информация, должна содержать около 10 столбцов.
Пример того, как правильно регистрировать контракты в журнале (кликабельно):
Шаблон, на основе которого чаще всего создается журнал договоров, заключаемых с сотрудниками, содержит следующую информацию:
- Порядковый номер контракта; Точная дата заключения договора; Персональные данные сотрудника; Профессия и должность в компании; Структурное подразделение, в котором работает специалист; Дата заключения и расторжения договора; Характер бизнеса.
Вы можете бесплатно скачать форму журнала здесь.
Если в частично заполненном журнале обнаружена серьезная ошибка, необходимо досрочно закрыть документ. Чтобы выполнить эту процедуру правильно, сделайте соответствующую запись на последней странице, а затем укажите причину.
Посмотрите видео, как правильно прошить лог:
Не нашли ответа на свой вопрос? Позвоните прямо сейчас и узнайте, как решить вашу конкретную проблему:
Это быстро и бесплатно!
Загрузка...