Образец книги записи трудовых договоров 2021 г

Образец книги записи трудовых договоров 2021 г.

Книга регистрации трудовых договоров

По российскому законодательству работодатель должен заключить трудовой договор с каждым работником. Этот документ регулирует правоотношения между компанией и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и вознаграждение.

Информация о каждом трудовом договоре должна фиксироваться в специальном документе, который называется «Книга регистрации трудовых договоров».

Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров

Ведение журнала регистрации трудовых договоров для предприятий и организаций не является обязательным.

Тем не менее, этот документ вызывает большой интерес, как в государственных учреждениях, так и в коммерческих структурах. Чаще всего это необходимо в достаточно крупных компаниях, где много сотрудников или высокая текучесть кадров, что, в свою очередь, приводит к потоку трудовых договоров.

Регистрационная книга является частью управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, их мониторинг, а при необходимости быстро находить необходимую информацию о том или ином договоре.
Итак, книга, правильно подготовленная по всем правилам:

    содержит всю информацию о сохраненных трудовых договорах, включая действующие, измененные, расторгнутые и истекшие договоры, Предоставляет информацию о среднем сроке действия этого документа на предприятии (что может иметь важное значение для статистики и определения стратегии развития организации).

Следует отметить, что на предприятии может быть более одной регистрационной книги, например, для заключения срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.

Помимо сугубо служебных причин для создания и ведения бухгалтерского учета следует учитывать еще один важный момент: он может потребоваться при проверке компании специалистами инспекторов труда – обычно этот документ является одним из первых среди тех, которые им необходимо предъявить.

Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров

Обычно создание и ведение регистрационной книги возлагается на сотрудника отдела кадров, поскольку именно он заключает трудовой договор и имеет доступ ко всем таким документам, хранящимся в компании.

Однако бывает, что контроль над трудовыми договорами лежит на плечах секретаря компании, заместителя руководителя или другого сотрудника, назначенного для этой цели приказом директора компании.

Читайте также:  Получение ипотеки в Сбербанке в 2021 году от 0,1% - Условия и процентные ставки по ипотечным кредитам в Сбербанке на сегодня

Как составить книгу

Книга учета трудовых договоров не имеет единого шаблона, поэтому ее можно составлять в любой форме или по шаблону, применяемому в компании. Его структура должна соответствовать административным нормам, а в отношении текста – правила русского языка.

В список обязательной информации, которая должна быть в книге, входят:

    Название организации; Название документа дата начала и конца книги; срок хранения.

Все эти данные приведены на титульном листе книги.

Основная часть книги обычно создается в виде таблицы, состоящей из нескольких столбцов и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его выполняет). Форма обязательно должна содержать следующую информацию:

    дата заключения трудового договора, его номер; Фамилия, имя и отчество работника; Структурное подразделение, в котором работает сотрудник должность; Тип контракта (срочный, бессрочный, временный и др.).

Кроме того, по запросу в форму могут быть включены дополнительные графы, например, обо всех изменениях, внесенных в трудовой договор, дополнительных соглашениях к нему, дате расторжения договора, подписи работника и т. Д.

Как оформить книгу

Особых требований к составлению такой книги и ее формату нет. Его можно распечатать как на чистом листе формата А4, так и на фирменном бланке. Необходимая информация может быть внесена в документ как в рукописном, так и в машинописном виде.

Пломбировать реестр не обязательно, так как теперь юридические лица, как и раньше индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать печати и штампы для подписания документов.

Ежегодно рекомендуется составлять новую книгу учета трудовых договоров и вести ее в соответствии с действующими требованиями.

Хотя документ называется «книгой», в большинстве случаев это фактически лист бумаги или несколько листов, связанных вместе с помощью простого степлера или жесткой нити и пронумерованных.

В настоящее время становится обычным хранение книг в электронном виде. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:

    конфиденциальность; простота подготовки и заполнения документа; более легкий контроль над своим поведением; Минимальная стоимость.

Хранение книги регистрации трудовых договоров

Книгу регистрации трудовых договоров следует вести отдельным делом в отделе кадров предприятия. Срок хранения документов законом не ограничен. Исходя из этого, можно сказать, что он должен храниться в архивах компании в течение периода, определенного внутренним регламентом, или в течение трех лет с момента последней записи в него.

Читайте также:  Куда и как отправить жалобу в МФЦ в случае возникновения проблемы?

Ведение журнала трудовых договоров и дополнительных соглашений

Ведение журнала учета трудовых договоров не является обязательным, поскольку это прямо не предусмотрено трудовым законодательством.

Однако такой документ может быть полезен работодателю, и многие работодатели ведут журнал трудовых договоров и дополнительных соглашений по собственной инициативе.

Уважаемые читатели! Общие способы решения юридических проблем рассматриваются в наших статьях, но каждый случай индивидуален.

Если вы хотите узнать, как решить вашу проблему – свяжитесь с нами через онлайн-консультанта справа или позвоните нам для бесплатной консультации:

Зачем нужен журнал?

Некоторые люди пренебрегают ведением журнала трудовых договоров, считая это пустой тратой времени.

Стоит знать, что наличие такого документа на предприятии будет полностью подтверждать контракты с конкретными сотрудниками, а также различные дополнительные договоренности.

Такую базу доказательств можно использовать как для внутренних задач, так и для участия в судебных спорах.

Подробнее о трудовых спорах вы можете узнать из этой статьи.

Журнал позволяет эффективно вести учет документации, хранящейся в архивах компании. Это предотвратит потерю или кражу важных документов – проблем, связанных с такими событиями.

В случае ведения журнала трудовых договоров он заменяется ежегодно, однако, если количество договоров, заключенных с работниками, невелико, один документ может храниться несколько лет.

Форма документа

Отдел кадров отвечает за ведение реестра трудовых договоров. Документ можно свободно оформить как обычную записную книжку в твердом переплете по столбцам. Однако журнал может вестись как в бумажном, так и в электронном виде.

В последнем случае обработчик журнала должен делать несколько резервных копий после каждого обновления документа, чтобы избежать потери критически важных для бизнеса данных.

Форма содержит большой объем информации и позволяет систематизировать ее с учетом потребностей конкретной организации. После выпуска журнал становится местной документацией, которая должна храниться в полном соответствии с применимыми правилами.

Читайте также:  Статистика развода РФ 2021 | Обновление 2021

Пример управления журналом:

Бланк обязательно должен содержать обложку, утвержденную таблицу, кроме того, документ должен быть пронумерован и прошит. Журнал не может быть заполнен в случайном порядке в будущем. За его поведение должен нести ответственность конкретный сотрудник, который будет вносить важную для организации информацию в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации.

Журнал трудовых договоров часто создается на предприятиях с большим количеством сотрудников, в организациях, где сотрудники отдела кадров знают всех сотрудников по имени и фамилии, такой документ встречается довольно редко.

Правила ведения

При создании журнала трудовых договоров в обязательном порядке составляется титульный лист, на котором указывается название документа и дата его создания. На следующей странице введите информацию о лицах, ответственных за ведение документа.

Предоставляется следующая информация:

    Серийный номер; Имя и фамилия сотрудника отдела кадров, заполняющего журнал; Должность ответственного лица; Период, в котором планируется хранить документ; Название документа, служащего основанием; Подпись ответственного за журнал.

Стоит отметить, что для удобства использования документа в дальнейшем нумерация страниц обязательна.

Таблица, в которую будет переписана важная информация, должна содержать около 10 столбцов.

Пример того, как правильно регистрировать контракты в журнале (кликабельно):

Шаблон, на основе которого чаще всего создается журнал договоров, заключаемых с сотрудниками, содержит следующую информацию:

    Порядковый номер контракта; Точная дата заключения договора; Персональные данные сотрудника; Профессия и должность в компании; Структурное подразделение, в котором работает специалист; Дата заключения и расторжения договора; Характер бизнеса.

Вы можете бесплатно скачать форму журнала здесь.

Если в частично заполненном журнале обнаружена серьезная ошибка, необходимо досрочно закрыть документ. Чтобы выполнить эту процедуру правильно, сделайте соответствующую запись на последней странице, а затем укажите причину.

Посмотрите видео, как правильно прошить лог:

Не нашли ответа на свой вопрос? Позвоните прямо сейчас и узнайте, как решить вашу конкретную проблему:


Это быстро и бесплатно!

Ссылка на основную публикацию